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Rahmenvereinbarung für das Veranstaltungs-Catering (Los 2) sowie die Getränkeversorgung von Besprechungen (optional bei Los 1 und Los 2)

Los 2: Veranstaltungs-Catering Ausgeschrieben wird eine Rahmenvereinbarung, die es dem Auftraggeber erlaubt, für Veranstaltungen (Empfänge, Besprechungen, Schulungen, Konferenzen o.ä.) Catering-Leistungen bei Bedarf abzurufen. Die Veranstaltungen finden ausschließlich in Räumlichkeiten des Auftraggebers in Düsseldorf am Emilie-Preyer-Platz 1 statt. Art, Umfang und Qualität des Caterings richten sich nach der jeweiligen Veranstaltungsart, ihrer voraussichtlichen Dauer und der Anzahl der Teilnehmenden. Unterschieden wird grundsätzlich nach Catering-Leistungen für halbtägige sowie ganztägige Veranstaltungen. Im Vorfeld der Catering-Leistungen sind durch die Auftragnehmerin kostenfrei zu erbringen: - eine Beratung jeweils nach einem ausführlichen Briefing - telefonisch und/oder per Mail - durch die Bedarfsabfragenden des Auftraggebers oder der vom Auftraggeber mit der Organisation von Veranstaltungen beauftragten Agentur (Kontakt wird bei Beauftragung bekannt gegeben), - die Erstellung eines Angebots basierend auf den im Preisblatt "Catering" aufgeführten Positionen und ggf. unter Hinzufügung von Zusatzleistungen. Zusatzleistungen sind jegliche Leistungen, die grundsätzlich zu den nachstehend aufgeführten Catering-Leistungen zählen, jedoch quantitäts- oder qualitätsmäßig über den im Preisblatt "Catering" beschriebenen Positionen hinausgehen und die Aufwände für deren Erbringung in der Angebotsphase nicht in die Kostenkalkulation eingeflossen sind. Die Catering-Leistungen umfassen grundsätzlich: o im Bedarfsfall eine über das übliche Maß (telefonisch bzw. per Mail) hinausgehende Beratung der jeweiligen Bedarfsabfragenden durch die Auftragnehmerin im Dienstgebäude des MUNV, o die Zubereitung von warmen Gerichten sowie warmen oder kalten Speisen als Teil eines Buffets oder als eigenständige Mahlzeit, o die Bereitstellung von Obst, Backwaren oder Eis, o die Bereitstellung von nicht-alkoholischen Kalt- und Warmgetränken (Kaffee und Tee, Mineralwasser, Säfte, Softgetränke); in Ausnahmefällen ggfs. alkoholische Getränke (Bier, Sekt und Wein), jedoch keine Spirituosen, o sofern erforderlich, die Bereitstellung von geeigneten und ausreichenden Kühl- und Warmhaltevorrichtungen für die im Einzelfall bestellten Speisen und Getränke, o die Bereitstellung von zu den Speisen und Getränken passenden Gläsern, Geschirr (Porzellan) und Besteck (Metall) sowie Plattmenagen und Servietten (neutral - ohne Werbung) in ausreichender Menge (falls von Seiten der Bedarfsträgerin gewünscht), o die rechtzeitige Anlieferung der vorgenannten Speisen, Waren und des Equipments; je nach Bedarf sind ggf. auch zwei oder mehr Anlieferungen einzuplanen, o den Aufbau von Ausgabestellen (Buffettische sind vor Ort vorhanden), ohne dass weitere Arbeiten durch den Auftraggeber erforderlich sind, o die Deklaration von Speisen sowie ihren Komponenten (in Deutsch und optional auf Anforderung zusätzlich in Englisch), einschl. Hinweisen auf vegetarisch bzw. vegane Speisen, Gluten- oder Laktosefreiheit, Allergenkennzeichnung sowie bei Fleisch- bzw. Fischgerichten Angabe der Tierart, o Gestellung von Cateringpersonal (Koch, Service) o die Aufräumarbeiten nach den Verpflegungszeiten (Abräumen und fachgerechte Abfallentsorgung) o den Abbau (Versetzen der Ausgabestellen in den Ursprungszustand, der vor dem Aufbau des Caterings vorgeherrscht hat). Die Anzahl von Veranstaltungen, für die Cateringleistungen erforderlich sind, werden wie folgt geschätzt: Catering-Leistungen für halbtägige Veranstaltungen: - 2026: 80 Veranstaltungen/Catering-Leistungen (82.850,00 EUR) - 2027: 78 Veranstaltungen/Catering-Leistungen (77.600,00 EUR) - 2028: 78 Veranstaltungen/Catering-Leistungen (67.600,00 EUR) - 2029: 80 Veranstaltungen/Catering-Leistungen (82.850,00 EUR). Catering-Leistungen für ganztägige Veranstaltungen: - 2026: 26 Veranstaltungen/Catering-Leistungen (220.200,00 EUR) - 2027: 19 Veranstaltungen/Catering-Leistungen (201.000,00 EUR) - 2028: 19 Veranstaltungen/Catering-Leistungen (205.000,00 EUR) - 2029: 26 Veranstaltungen/Catering-Leistungen (220.200,00 EUR). Die vorgenannten Schätzungen für halbtägige und für ganztägige Cateringleistungen könnten pro Jahr um jeweils 30 v.H. überstiegen werden. Mindest- oder Höchstabnahmemengen können jedoch nicht garantiert werden. Bedarfsabrufe Die Kontaktaufnahme mit der Auftragnehmerin zur Erstellung eines Angebots erfolgt in der Regel spätestens 4 Wochen vor der jeweiligen Veranstaltung. Letzte kleinere Änderungen, wie z.B. die Mitteilung der endgültigen Teilnehmendenzahl, können auch kurzfristig vor dem Veranstaltungsbeginn, spätestens jedoch 5 Werktage vorher, mitgeteilt werden. In Ausnahmefällen sind Cateringleistungen für kurzfristig angesetzte Veranstaltungen zu erbringen, wenn die Beauftragung spätestens 8 Werktage vorher erfolgt. Das jeweilige Angebot hat folgende Angaben zu enthalten: Datum, Beginn und Ende der Veranstaltung, Anzahl der Teilnehmenden, Räumlichkeit (im Gebäude des MUNV), Uhrzeit der Lieferung und Abholung, Aufstellung des konkreten Bedarfs und die Ansprechperson(en). Anmerkungen / Hinweise: ? Bezüglich der Durchführung des Caterings ist der Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen des BMU und UBA zu beachten (dieser ist zu finden unter: https://www.bmuv.de/publikation/leitfaden-fuer-die-nachhaltige-organisation-von-veranstaltungen). ? Sollte die Auftragnehmerin auch den Zuschlag für Los 1 "Verpflegung der Beschäftigten" erhalten, soll die Nutzung der Küchen für externes Catering der Auftragnehmerin nach einer schriftlichen gesonderten Vereinbarung mit dem MUNV ermöglicht werden. Eine Nutzung der Produktionsküche am Wochenende ist zwischen 06:30 Uhr und 20:00 Uhr möglich. Der Dienstbetrieb des MUNV darf zu keiner Zeit durch ein evtl. externes Catering beeinträchtigt werden. Vertragsbedingungen wie z.B. über kostendeckende Regelungen entsprechend der Kantinenrichtlinien sind hierzu separat zu verhandeln und zu vereinbaren.