Alle wichtigen Fachbegriffe der öffentlichen Auftragsvergabe – von Ausschreibung über Eignungskriterien bis Zuschlag. Verständlich erklärt für Einsteiger und Profis.
Das Angebot ist die verbindliche Erklärung eines Bieters, die ausgeschriebene Leistung zu den genannten Bedingungen zu erbringen. Ein Angebot muss fristgerecht, vollständig und formal korrekt eingereicht werden. Es umfasst in der Regel das ausgefüllte Leistungsverzeichnis, Eignungsnachweise, Eigenerklärungen und gegebenenfalls ein Konzept oder technisches Angebot.
Die Angebotsfrist ist der Zeitpunkt, bis zu dem Angebote beim Auftraggeber eingegangen sein müssen. Bei EU-weiten offenen Verfahren beträgt die Mindestfrist 35 Tage (bei elektronischer Vergabe 30 Tage). Der Auftraggeber kann die Frist bei Dringlichkeit verkürzen. Verspätet eingehende Angebote werden zwingend ausgeschlossen – es gibt keine Ausnahmen.
Die Angebotswertung ist der mehrstufige Prozess der Angebotsprüfung und -bewertung. Stufe 1: Formale Prüfung (Vollständigkeit, Fristwahrung). Stufe 2: Eignungsprüfung (Erfüllung der Eignungskriterien). Stufe 3: Prüfung der Angemessenheit der Preise (Aufklärung bei Unter- oder Überangeboten). Stufe 4: Bewertung anhand der Zuschlagskriterien zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots.
Die Aufhebung beendet ein Vergabeverfahren, ohne dass ein Zuschlag erteilt wird. Zulässige Gründe sind: kein Angebot entspricht den Anforderungen, die Ausschreibungsunterlagen waren grundlegend fehlerhaft, eine wesentliche Änderung der Grundlagen ist eingetreten, oder es liegt kein wirtschaftlich annehmbares Ergebnis vor. Die Aufhebung ist keine Vergabesperre – der Auftraggeber kann neu ausschreiben.
Ausschlussgründe sind Tatbestände, die zum Ausschluss eines Bieters vom Vergabeverfahren führen. Zwingende Ausschlussgründe (§ 123 GWB) umfassen schwere Straftaten wie Bestechung, Betrug und Geldwäsche. Fakultative Ausschlussgründe (§ 124 GWB) umfassen z. B. Insolvenz, schwere Verfehlung oder falsche Angaben. Unternehmen können die Selbstreinigung nachweisen, um trotz Ausschlussgründen teilzunehmen.
Eine Ausschreibung ist die öffentliche Aufforderung eines Auftraggebers an Unternehmen, ein Angebot für eine bestimmte Leistung abzugeben. Im öffentlichen Bereich ist die Ausschreibung das zentrale Instrument der Auftragsvergabe und dient der Sicherstellung von Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Wettbewerb. Man unterscheidet zwischen offenen Verfahren (unbeschränkte Teilnahme), nicht offenen Verfahren (mit Teilnahmewettbewerb) und Verhandlungsverfahren.
Die Bekanntmachung ist die öffentliche Veröffentlichung eines Vergabeverfahrens. Sie enthält die wesentlichen Informationen zum Auftrag: Gegenstand, Auftraggeber, Fristen, Eignungsanforderungen und Zuschlagskriterien. EU-weite Bekanntmachungen werden im Supplement zum Amtsblatt der EU (TED) veröffentlicht, nationale Bekanntmachungen auf Vergabeplattformen der Länder und Kommunen.
Ein Bieter ist ein Unternehmen, das ein Angebot in einem Vergabeverfahren abgibt. Von einem Bewerber spricht man, wenn das Unternehmen einen Teilnahmeantrag stellt (bei nicht offenen Verfahren). Bieter können als Einzelbieter auftreten oder sich in einer Bietergemeinschaft zusammenschließen, um gemeinsam ein Angebot abzugeben.
Eine Bietergemeinschaft ist ein Zusammenschluss mehrerer Unternehmen, die gemeinsam ein Angebot abgeben. Die Mitglieder haften gesamtschuldnerisch gegenüber dem Auftraggeber. Bietergemeinschaften werden häufig gebildet, wenn ein einzelnes Unternehmen die geforderte Leistung nicht allein erbringen kann oder die Eignungskriterien nur gemeinsam erfüllt werden.
Das CPV (Common Procurement Vocabulary) ist ein einheitliches Klassifikationssystem für öffentliche Aufträge in der EU. Jede Leistung wird durch einen 8-stelligen Zahlencode identifiziert. Die ersten zwei Ziffern bezeichnen die Abteilung (z. B. 45 = Bauarbeiten, 72 = IT-Dienstleistungen), weitere Ziffern präzisieren die Leistung. CPV-Codes ermöglichen die EU-weite Suche nach passenden Ausschreibungen.
Ein Dynamisches Beschaffungssystem (DBS) ist ein vollelektronisches Vergabeverfahren für standardisierte Leistungen. Anders als bei Rahmenvereinbarungen können neue Unternehmen während der gesamten Laufzeit beitreten. Der Auftraggeber richtet das DBS ein und lädt bei konkretem Bedarf alle zugelassenen Unternehmen zur Angebotsabgabe ein. DBS werden zunehmend für IT-Beschaffung und Beratungsleistungen genutzt.
E-Vergabe bezeichnet die elektronische Abwicklung von Vergabeverfahren. Seit Oktober 2018 ist die elektronische Vergabe oberhalb der EU-Schwellenwerte verpflichtend. Die meisten Bundesländer haben die Pflicht auch auf unterschwellige Vergaben ausgeweitet. E-Vergabe umfasst die elektronische Bekanntmachung, den elektronischen Zugang zu Vergabeunterlagen und die elektronische Angebotsabgabe.
eForms ist das neue standardisierte Datenformat für Bekanntmachungen öffentlicher Aufträge in der EU. Es löst die bisherigen Standardformulare ab und ermöglicht eine einheitliche, maschinenlesbare Veröffentlichung. eForms enthalten über 600 Felder für detaillierte Informationen zu Vergabeverfahren. Seit Oktober 2023 ist eForms für EU-weite Bekanntmachungen verpflichtend.
Eine Eigenerklärung ist eine schriftliche Erklärung des Bieters, in der er bestimmte Tatsachen versichert – z. B. das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen, die Zahlung von Steuern und Sozialabgaben oder die Einhaltung von Tariftreue. Eigenerklärungen ersetzen zunächst aufwendige Nachweise. Der Auftraggeber kann vom Bestbieter vor Zuschlagserteilung die Vorlage der tatsächlichen Nachweise verlangen.
Eignungskriterien sind Mindestanforderungen an die Eignung eines Bieters, die vor der inhaltlichen Angebotswertung geprüft werden. Sie umfassen die Befähigung zur Berufsausübung, die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Unternehmen, die die Eignungskriterien nicht erfüllen, werden vom Verfahren ausgeschlossen.
Eignungsnachweise sind Dokumente, mit denen Bieter ihre Eignung belegen. Dazu gehören Referenzen (vergleichbare Aufträge), Umsatzzahlen, Mitarbeiteranzahl, Qualifikationsnachweise, Zertifizierungen (z. B. ISO 9001) und Versicherungsnachweise. Die Präqualifizierung über das AVPQ (Amtliches Verzeichnis Präqualifizierter Unternehmen) vereinfacht den Nachweis für wiederkehrende Vergabeverfahren.
Freiberufliche Leistungen (z. B. Architekten, Ingenieure, Gutachter, Rechtsanwälte) können nach besonderen Regeln vergeben werden. Unterhalb der EU-Schwellenwerte können sie ohne formales Vergabeverfahren vergeben werden. Oberhalb gelten die Regelungen der VgV, wobei das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb die übliche Verfahrensart ist.
Eine Konzession ist ein Vertrag, bei dem die Gegenleistung nicht in einem Preis, sondern im Recht besteht, die Leistung zu verwerten (z. B. Betrieb einer Maut-Autobahn oder eines Parkhauses). Das wirtschaftliche Risiko liegt beim Konzessionsnehmer. Die Vergabe von Konzessionen wird durch die Konzessionsvergabeverordnung (KonzVgV) geregelt.
Das Leistungsverzeichnis ist das zentrale Dokument einer Ausschreibung, in dem die zu erbringenden Leistungen detailliert beschrieben werden. Es enthält einzelne Positionen mit Mengenangaben, Leistungsbeschreibungen und Einheiten. Bieter tragen ihre Preise in das LV ein. Bei funktionaler Ausschreibung wird statt einzelner Positionen das gewünschte Ergebnis beschrieben.
Die Losaufteilung ist die Aufteilung eines Gesamtauftrags in mehrere Teillose. Öffentliche Auftraggeber sind grundsätzlich verpflichtet, Aufträge in Lose aufzuteilen, um auch kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) die Teilnahme zu ermöglichen. Ein Verzicht auf Losaufteilung muss begründet werden. Bieter können auf einzelne Lose, mehrere oder alle Lose bieten.
Die Markterkundung ist die vorbereitende Recherche des Auftraggebers vor Einleitung eines Vergabeverfahrens. Sie dient dazu, das Leistungsangebot am Markt zu sondieren, geeignete Verfahrensarten zu ermitteln und die Leistungsbeschreibung praxisgerecht zu gestalten. Markterkundungen sind keine Vergabeverfahren und begründen keinen Anspruch auf Beteiligung.
Die Nachforderung ist die Aufforderung des Auftraggebers an einen Bieter, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachzureichen. Nachforderungen sind bei fehlenden Erklärungen und Nachweisen zulässig (§ 56 VgV). Die Nachforderungsfrist beträgt mindestens 6 Kalendertage. Fehlende leistungsbezogene Unterlagen (Preise, Konzepte) dürfen nicht nachgefordert werden.
Nachhaltige Beschaffung berücksichtigt ökologische, soziale und ökonomische Aspekte bei der Vergabe öffentlicher Aufträge. Auftraggeber können Umweltzeichen fordern, Lebenszykluskosten bewerten, faire Arbeitsbedingungen als Zuschlagskriterium nutzen und CO₂-Bilanzen berücksichtigen. Die Reform des Vergaberechts 2025/2026 hat die Möglichkeiten nachhaltiger Beschaffung deutlich erweitert.
Ein Nachunternehmer ist ein Unternehmen, das vom Hauptauftragnehmer Teile des Auftrags übertragen bekommt. Im Vergabeverfahren muss der Bieter in der Regel angeben, welche Leistungsteile er an Nachunternehmer vergeben will. Der Auftraggeber kann die Benennung von Nachunternehmern verlangen und deren Eignung prüfen.
Ein Nebenangebot (auch Alternativangebot) weicht von den Vorgaben der Vergabeunterlagen ab und bietet eine alternative Lösung an. Nebenangebote sind nur zulässig, wenn sie in der Bekanntmachung ausdrücklich zugelassen werden. Sie müssen bestimmte Mindestanforderungen erfüllen und können sowohl technische Alternativen als auch kaufmännische Abweichungen umfassen.
Ein öffentlicher Auftrag ist ein entgeltlicher Vertrag zwischen einem öffentlichen Auftraggeber und einem Unternehmen über die Beschaffung von Liefer-, Dienst- oder Bauleistungen. Öffentliche Aufträge unterliegen dem Vergaberecht und müssen grundsätzlich im Wettbewerb vergeben werden. Der deutsche Vergabemarkt umfasst ein geschätztes Jahresvolumen von über 500 Milliarden Euro.
Öffentliche Auftraggeber sind Institutionen, die bei der Vergabe von Aufträgen das Vergaberecht beachten müssen. Dazu gehören Bund, Länder und Kommunen, deren Sondervermögen, Körperschaften des öffentlichen Rechts sowie bestimmte privatrechtliche Unternehmen, die überwiegend von der öffentlichen Hand finanziert oder kontrolliert werden (Sektorenauftraggeber).
Die Präqualifizierung ist ein vorgelagertes Verfahren, bei dem Unternehmen ihre Eignung zentral nachweisen und in einem amtlichen Verzeichnis (AVPQ für Liefer-/Dienstleistungen, PQ-VOB für Bauleistungen) eingetragen werden. Die Eintragung gilt als Eignungsnachweis in Vergabeverfahren und spart wiederholtes Zusammenstellen von Unterlagen.
Eine Rahmenvereinbarung ist ein Vertrag zwischen Auftraggeber und einem oder mehreren Unternehmen, der die Bedingungen für Einzelaufträge über einen bestimmten Zeitraum (max. 4 Jahre) festlegt. Die konkreten Leistungen werden über Einzelabrufe beauftragt. Rahmenvereinbarungen sind besonders bei wiederkehrendem Bedarf üblich (z. B. IT-Support, Büromaterial, Beratungsleistungen).
Eine Rüge ist die formelle Beanstandung eines Vergabeverstoßes gegenüber dem Auftraggeber. Die Rüge ist Voraussetzung für einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer. Sie muss unverzüglich erfolgen – erkannte oder erkennbare Verstöße, die nicht innerhalb von 10 Kalendertagen nach Erkennen gerügt werden, führen zur Präklusion (Verlust des Rügerechts).
Schwellenwerte sind die Auftragswerte, ab denen EU-Vergaberecht anwendbar ist und eine EU-weite Ausschreibung erfolgen muss. Die aktuellen Schwellenwerte (2026): 221.000 € für Liefer- und Dienstleistungsaufträge, 5.538.000 € für Bauaufträge, 443.000 € für Sektorenauftraggeber. Unterhalb der Schwellenwerte gelten nationale Vergabevorschriften (UVgO, VOB/A).
Sektorenauftraggeber sind Unternehmen, die in den Bereichen Wasser, Energie, Verkehr oder Postdienste tätig sind und dabei besondere oder ausschließliche Rechte nutzen. Für sie gelten eigene Vergabevorschriften (SektVO) mit höheren Schwellenwerten und flexibleren Verfahrensregeln. Typische Sektorenauftraggeber sind Stadtwerke, Verkehrsbetriebe und Energieversorger.
Viele Bundesländer verlangen in ihren Vergabegesetzen die Einhaltung von Tariftreue und Mindestlohn als Bedingung für die Auftragsvergabe. Bieter müssen erklären, dass sie ihren Beschäftigten mindestens den geltenden Tariflohn bzw. den gesetzlichen Mindestlohn zahlen. Verstöße können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren und zu Vertragsstrafen führen.
TED (Tenders Electronic Daily) ist die Online-Datenbank für EU-weite Ausschreibungen. Alle Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte müssen auf TED veröffentlicht werden. TED enthält Bekanntmachungen aus allen EU-Mitgliedstaaten und wird täglich aktualisiert. Seit 2023 nutzt TED das eForms-Format für standardisierte, maschinenlesbare Bekanntmachungen.
Die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) regelt die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte. Sie kennt vereinfachte Verfahrensarten: Direktauftrag (bis 1.000 €), Verhandlungsvergabe (bis 100.000 €) und öffentliche Ausschreibung. Die UVgO ist in den meisten Bundesländern verbindlich eingeführt, in einigen gilt sie als Verwaltungsvorschrift.
Die Vergabekammer ist die Nachprüfungsinstanz für Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte. Bieter, die sich durch einen Vergabeverstoß in ihren Rechten verletzt sehen, können einen Nachprüfungsantrag stellen. Die Vergabekammer kann das Vergabeverfahren vorläufig stoppen, die Rechtswidrigkeit feststellen und Anordnungen treffen. Gegen Entscheidungen der Vergabekammer ist die Beschwerde beim OLG möglich.
Eine Vergabeplattform (auch E-Vergabe-Plattform) ist ein elektronisches System zur Abwicklung von Vergabeverfahren. Auftraggeber veröffentlichen dort Bekanntmachungen und stellen Vergabeunterlagen bereit. Bieter können Angebote elektronisch einreichen. In Deutschland gibt es zahlreiche Plattformen: subreport, Vergabe24, Deutsche eVergabe, Vergabe.NRW, aumass und viele weitere.
Das Vergaberecht regelt, wie öffentliche Auftraggeber Aufträge vergeben müssen. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gilt das GWB (Teil 4) mit der VgV (Vergabeverordnung) und der VOB/A-EU. Unterhalb gelten die UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) und die VOB/A. Grundprinzipien sind Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung und Wirtschaftlichkeit. Das Vergaberecht wurde 2025/2026 mit dem Vergabetransformationspaket grundlegend modernisiert.
Die Vergabestatistik erfasst systematisch Daten über öffentliche Auftragsvergaben. Seit 2020 sind Auftraggeber verpflichtet, Vergabedaten an die Vergabestatistik des Bundes zu melden. Erfasst werden Auftragsgegenstand, Verfahrensart, Auftragswert, Zuschlagsempfänger und weitere Merkmale. Die Daten dienen der Transparenz und ermöglichen Marktanalysen.
Die Vergabestelle ist die organisatorische Einheit innerhalb eines öffentlichen Auftraggebers, die für die Durchführung von Vergabeverfahren zuständig ist. Sie erstellt die Vergabeunterlagen, veröffentlicht Bekanntmachungen, beantwortet Bieterfragen, wertet Angebote aus und erteilt den Zuschlag. Zentrale Vergabestellen bündeln die Beschaffung mehrerer Dienststellen.
Vergabeunterlagen sind alle Dokumente, die der Auftraggeber den Bietern zur Verfügung stellt. Dazu gehören das Anschreiben (Aufforderung zur Angebotsabgabe), die Bewerbungsbedingungen, die Leistungsbeschreibung (Leistungsverzeichnis oder funktionale Beschreibung), der Vertragsentwurf, die Zuschlagskriterien und geforderte Nachweise. Seit 2019 müssen Vergabeunterlagen elektronisch bereitgestellt werden.
Ein Vergabeverfahren ist der gesamte Prozess von der Veröffentlichung einer Ausschreibung bis zur Zuschlagserteilung. Das Vergaberecht kennt verschiedene Verfahrensarten: Das offene Verfahren (jeder kann ein Angebot abgeben), das nicht offene Verfahren (nur nach Teilnahmewettbewerb), das Verhandlungsverfahren (direkte Verhandlung mit ausgewählten Bietern), den wettbewerblichen Dialog und die Innovationspartnerschaft.
Die Vergabeverordnung (VgV) regelt die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen oberhalb der EU-Schwellenwerte. Sie konkretisiert die Verfahrensarten, Fristen, Eignungsprüfung, Zuschlagskriterien und Dokumentationspflichten. Die VgV wird ergänzt durch die VOB/A-EU für Bauleistungen und die SektVO für Sektorenauftraggeber.
Die Vorabinformation (auch Informationsschreiben oder Bieterinformation) ist die Pflicht des Auftraggebers, alle nicht berücksichtigten Bieter vor Zuschlagserteilung über die beabsichtigte Vergabeentscheidung zu informieren. Die Stillhaltefrist beträgt mindestens 15 Kalendertage (bei elektronischem Versand 10 Tage). Innerhalb dieser Frist können unterlegene Bieter ein Nachprüfungsverfahren einleiten.
Der Zuschlag ist die Erklärung des Auftraggebers, dass er das Angebot eines Bieters annimmt. Mit dem Zuschlag kommt der Vertrag zustande. Der Zuschlag muss auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt werden – das ist nicht zwingend das günstigste, sondern das mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis gemäß den festgelegten Zuschlagskriterien.
Zuschlagskriterien sind die Bewertungsmaßstäbe, anhand derer der Auftraggeber das wirtschaftlichste Angebot ermittelt. Neben dem Preis können Qualität, technischer Wert, Ästhetik, Zweckmäßigkeit, Umwelteigenschaften, Betriebskosten, Lieferzeit, Kundendienst und soziale Aspekte berücksichtigt werden. Die Kriterien und ihre Gewichtung müssen in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen angegeben werden.
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