Neues Dokumentenmanagementsystem

Beschaffung und Einführung einer SAP-Erweiterung für Projektentwicklung und Baumanagement

Auftraggeberin Die SEG - Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH (SEG) ist eine städtische Gesellschaft. Als kommunales Unternehmen ist sie ein Komplettdienstleister für die regionale Immobilien-Branche. Derzeit gliedert sich die SEG Wiesbaden in vier Geschäftsbereiche: Städtebauliche Projektentwicklung, Bauträgertätigkeit, Immobilienmanagement und Stadterneuerung. Die SEG Wiesbaden hat ihre Schwestergesellschaft, die städtische WiBau Gesellschaft mbH (WiBau) mit der Durchführung des hier ausgeschriebenen Vergabeverfahrens beauftragt. Sämtliche Kommunikation im Vergabeverfahren ist daher mit der WiBau zu führen. Es ist beabsichtigt, die ausgeschriebenen Leistungen im Namen und auf Rechnung der SEG - Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH, Konrad-Adenauer-Ring 11, 65187 Wiesbaden, zu vergeben. I. Ausgangslage und Zielsetzung Der Auftraggeber beabsichtigt die Einführung einer SAP-Erweiterung zur Unterstützung der Prozesse der Projektentwicklung der SEG und des Baumanagements der WiBau. Ziel ist die durchgängige, transparente und revisionssichere Abbildung der relevanten fachlichen und kaufmännischen Vorgänge innerhalb des bestehenden SAP-Systems (S4/HANA). II. Gegenstand der Leistung Gegenstand der Leistung ist die Beschaffung, Einführung und Inbetriebnahme einer SAP-ERP-Erweiterung zur Abbildung der Prozesse der Projektentwicklung und des Baumanagements für 60 User. Die Lösung ist als integraler Bestandteil der bestehenden SAP-Systemlandschaft des Auftraggebers vorgesehen und greift auf die vorhandene SAP-Datenhaltung, Organisationsstrukturen sowie Berechtigungskonzepte zurück. Eigenständige Parallel- oder Insellösungen außerhalb des SAP-Systems sind ausdrücklich nicht Gegenstand der Leistung. Der erforderliche SAP-Bezug ergibt sich aus der bestehenden Systemlandschaft des Auftraggebers und ist zur Sicherstellung einer wirtschaftlichen, organisatorischen und technischen Integration zwingend erforderlich. III. Leistungsumfang Der Leistungsumfang umfasst die Bereitstellung einer SAP-kompatiblen Erweiterung einschließlich deren Einführung in die bestehende Systemlandschaft. Bestandteil der Leistung sind insbesondere: • Konfiguration und Parametrisierung der SAP-Erweiterung, • Einrichtung der Projekt- und Kostenstrukturen, • Abbildung der fachlichen Prozesse innerhalb von SAP, • Schulung der Anwender, • Bereitstellung der erforderlichen Dokumentationen, • Erbringung von Support- und Systemserviceleistungen für 60 User. IV. Funktionale Anforderungen Die SAP-Erweiterung muss die wesentlichen Prozesse der Projektentwicklung und des Baumanagements ganzheitlich unterstützen. Die Unterstützung umfasst jeweils die fachliche Bearbeitung, Steuerung und auswertbare Abbildung der zugehörigen Vorgänge. 1. Projekt-, Kosten- und Budgetsteuerung • Abbildung von Projekten und Kostenstrukturen, • Planung, Budgetierung und Prognose von Projektkosten, • nachvollziehbare Darstellung von Budgetständen, Kostenentwicklungen und Prognosen. 2. Auftrags-, Nachtrags- und Rechnungsabwicklung • Unterstützung der Beauftragung von Leistungen, • Abbildung und Steuerung von Nachträgen, • Unterstützung der fachlichen und kaufmännischen Rechnungsprüfung einschließlich Freigabeprozessen. 3. Vertrags-, Termin- und Fristenmanagement • Verwaltung wesentlicher Vertragsinformationen, • Pflege und Überwachung von Terminen und Fristen, • Unterstützung der Gewährleistungsverwaltung. 4. Auswertungen und Steuerungsinformationen • Bereitstellung projektbezogener und projektübergreifender Auswertungen, • Unterstützung der operativen und strategischen Steuerung, • Auswertungen müssen für Projektleitung und Management entscheidungsrelevant nutzbar sein. V. Workflows und Integration Die SAP-Erweiterung muss in die bestehenden SAP-Prozesse integriert sein und die Abbildung von Freigabe- und Entscheidungsprozessen unterstützen. Alle relevanten Vorgänge sind nachvollziehbar zu protokollieren. VI. Schulung, Dokumentation und Betrieb Der Auftragnehmer führt die erforderlichen Schulungen durch und stellt eine fachliche sowie technische Dokumentation bereit. Der Betrieb und Support der SAP-Erweiterung erfolgt im vereinbarten Umfang nach Produktivsetzung. VII. Optionale Leistungen Option 1: Weiterentwicklung des Programms innerhalb der Gesamtlaufzeit Der Auftraggeber behält sich vor, während der Vertragslaufzeit funktionale Erweiterungen oder Anpassungen der SAP-Erweiterung zu beauftragen. Die Beauftragung erfolgt gesondert zu den im Angebot festgelegten Konditionen. Option 2: Erweiterung des Nutzerkreises innerhalb der Landeshauptstadt Wiesbaden Der Auftraggeber behält sich vor, den Nutzerkreis innerhalb der Landeshauptstadt Wiesbaden während der Vertragslaufzeit zu erweitern. Dies umfasst insbesondere die Anbindung weiterer Organisationseinheiten sowie die Erhöhung der Nutzeranzahl. Die Erweiterung erfolgt zu den angebotenen Konditionen. VIII. Abnahme Die Abnahme erfolgt nach erfolgreicher Herstellung der Betriebsbereitschaft. Maßgeblich ist die vollständige Funktionsfähigkeit der SAP-Erweiterung sowie die Erfüllung der in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Anforderungen. IX. Zeitlicher Ablauf Der genaue zeitliche Ablauf wird im Rahmen des Projekts abgestimmt und vertraglich festgelegt X. Vertragslaufzeit Die Laufzeit des Vertrags beträgt zehn Jahre und beginnt mit der Zuschlagserteilung, voraussichtlich März/April 2026. XI. Mindestkriterien: SAP-Partner oder SAP Certified Als Nachweis ist eine Eigenerklärung vorzulegen. Der Bieter ist verpflichtet, die Leistungsbeschreibung auf Vollständigkeit zu überprüfen. Änderungen und Ergänzungen des Bieters sind nicht zulässig. Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung, den Preisblättern, dem Mustervertrag sowie allen beiliegenden Anlagen und Unterlagen der Ausschreibung.