SAP S/4HANA Utilities Migration
Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die umfassende Transformation der ERP-Systemlandschaft der Dortmunder Energie- und Wasserversorgung GmbH (DEW21). Das Projekt umfasst die technische Conversion von SAP IS-U auf S/4HANA sowie die Prozesstransformationen getrieben durch SAP S/4HANA Best Practices. Ziel der Ausschre...
Typ:Ausschreibung
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Inhalt auf einen Blick
Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die umfassende Transformation der ERP-Systemlandschaft der Dortmunder Energie- und Wasserversorgung GmbH (DEW21). Das Projekt umfasst die technische Conversion von SAP IS-U auf S/4HANA sowie die Prozesstransformationen getrieben durch SAP S/4HANA Best Practices. Ziel der Ausschreibung ist es, ein...
- Ausschreibungstyp: Ausschreibung
- Auftraggeber: Dortmunder Energie- und Wasserversorgung GmbH
- Veröffentlicht: 29. April 2026
- Frist: Nicht angegeben
- Thema: Softwareentwicklung
Ausschreibungsbeschreibung
Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die umfassende Transformation der ERP-Systemlandschaft der Dortmunder Energie- und Wasserversorgung GmbH (DEW21). Das Projekt umfasst die technische Conversion von SAP IS-U auf S/4HANA sowie die Prozesstransformationen getrieben durch SAP S/4HANA Best Practices. Ziel der Ausschreibung ist es, einen geeigneten Dienstleister zu finden, der die erfolgreiche Umsetzung der Migration sicherstellt und die Modernisierung der Abrechnungssystemlandschaft nachhaltig unterstützt. Nach eingehender Prüfung wurde der Umfang der Ausschreibung zudem um weitere Bestandteile des bestehenden IT‑Ökosystems erweitert, insbesondere um angrenzende Komponenten wie SAP CRM (sowie weitere relevante Umsysteme/Schnittstellen im Abrechnungs- und Kundenprozesskontext). Mit der Migration wird das Ziel verfolgt, konsequent dem Prinzip „Standard First“ zu folgen und sich primär an den Standardfunktionen von SAP S/4HANA Utilities zu orientieren. Dadurch sollen Systemkomplexität, Wartungsaufwand und Risiken nachhaltig reduziert werden. Die neue Zielplattform soll eine durchgängige 360‑Grad‑Kundensicht ermöglichen, sodass alle relevanten Informationen zu z.B. Kunden, Verträgen, Zählpunkten, Abrechnungen und Kontakten zentral, konsistent und aktuell verfügbar sind. Entlang des gesamten Kundenlebenszyklus sollen medienbruchfreie, systemgestützte End‑to‑End‑Prozesse etabliert werden, um Transparenz, Effizienz und Servicequalität zu erhöhen. Ein weiterer zentraler Zielzustand ist die enge Verzahnung von Vertrieb, Kundenservice und Abrechnung auf einer einheitlichen Datenbasis, sodass Änderungen an Tarifen oder Verträgen automatisiert und konsistent in Abrechnung und Kundenkommunikation wirksam werden. Insgesamt soll die Migration eine moderne, integrierte, zukunftsfähige und kosteneffiziente Abrechnungsplattform schaffen, die die flexiblere Einführung neuer Produkte und Services unterstützt.
Weiterführende Details
Nach Registrierung stehen Unterlagen, Fristen und Hinweise zur Einreichung strukturiert bereit.
- Kernanforderungen der Ausschreibung priorisiert aufbereitet
- Fristen, Eignungskriterien und Unterlagen in einem Ablauf
- Hinweise zur strukturierten Angebotsvorbereitung
- Passende Folgeausschreibungen automatisch entdecken
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1 Datei erfasst- Bekanntmachung
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Integration DHM in bestehendes SAP S/4HANA-System des TUM Klinikum Rechts der Isar
Das TUM Klinikum Herzzentrum München (DHM) soll systemtechnisch in das bestehende SAP S/4HANA-System des TUM Klinikum Rechts der Isar (TUM) integriert werden. Der Auftragnehmer wird für den Auftraggeber IT-Dienstleistungen erbringen. Folgende inhaltliche Themen sollen in dem anstehenden Projekt durchgeführt werden: - Überführung der Prozesse aus dem heutigen Amondis ERP-System sowie Umfeldsystemen des DHM in das S/4HANA System des TUM - Die Integration der DHM-Prozesse in das TUM S/4HANA System durch entsprechendes Customizing - Datenmigration von DHM-Daten, um die laufenden und zukünftigen Prozesse des DHM in der neuen Systemlandschaft kontinuierlich sicherzustellen - Einrichtung von Schnittstellen von und zu Umsystemen des DHM Zielsetzung - Migration der ERP-Prozesse des Deutschen Herzzentrums München (DHM) in das zentrale ERP-System des TUM-Klinikums Rechts der Isar S/4 HANA ERP- System - Im Ziel steht die Abbildung einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) im zentralen ERP-System des TUM-Klinikums und damit eine Verbesserung des unternehmensweiten Ergebnissicht - Damit verbunden sind Synergieeffekte in den administrativen Prozessen und die Reduzierung von Schnittstellen Einzelheiten zu den zu erbringenden Leistungen des Auftragnehmers nebst den definierten Zielen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung inkl. Migrationskonzept (Anlage Nr. 1 zum Vertrag über die Erbringung von Dienstleistungen).
- Hamburger Hochbahn AG
modulspezifische Implementierung von SAP S/4HANA - Los 4 Immobilienmanagement
Folgendes Fachlos wird vergeben: Los 4 Immobilienmanagement: Das Los Immobilienmanagement beinhaltet die Verwendung des SAP-Moduls RE-FX. Dieses System ist nah am Standard ausgeprägt. Es wird hierbei die Profit-Center Rechnung verwendet, wobei technische Anlagen wie z.B. Fahrtreppen oder Fahrstühle in Sammelkostenstellen eingebunden sind, und nicht über RE-FX verwaltet werden. Daneben erfolgt die Instandhaltung der Gebäude und der techn. Anlagen direkt aus dem SAP PM, und wird nicht über RE-FX gesteuert. Es wird lediglich die Wirtschaftliche Sicht ausgeprägt. Die Architektonische Sicht ist obsolet. Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen) Die Auftragnehmer der jeweiligen Lose sind verpflichtet, ihre Arbeitspakete inhaltlich, organisatorisch und zeitlich auf die durch den Projektsteuerer definierten Rahmenbedingungen auszurichten. Innerhalb der Lose obliegt die operative Projektkoordination - wie z. B. die Ressourcenplanung, interne Fortschrittskontrolle und die fachbereichsbezogene Kommunikation - dem jeweiligen Teilprojekt. Schnittstellen, Abhängigkeiten und Übergaben zwischen den Losen sind mit dem Projektsteuerer eng abzustimmen und entsprechend den zentralen Projektvorgaben umzusetzen und zu dokumentieren. Diese Aufgabenverteilung stellt sicher, dass die Projektarbeit strukturiert, konsistent und integrativ über alle Teilprojekte hinweg erfolgen kann. Die Auftragnehmer der einzelnen Lose sind verantwortlich für die eigenständige Kommunikation innerhalb ihres Teilprojekts, insbesondere: - Sicherstellung der Kommunikation mit den fachlich beteiligten Organisationseinheiten, - Fristgerechte Bereitstellung relevanter Informationen und Statusberichte im abgestimmten Format, - Teilnahme an projektübergreifenden Gremien und Abstimmungen, - Aktive Mitwirkung bei der Schnittstellenkommunikation mit angrenzenden Losen. Die Kommunikation erfolgt im Rahmen der durch den Projektsteuerer vorgegebenen Strukturen und Standards. Tester werden durch die Auftragnehmer geschult, um die entsprechenden Fiori oder TAC bedienen zu können. zur Technischen Umsetzung: Customizing Einstellung der modulspezifischen Systemeinstellungen gemäß der Blue-Prints der oben genannten Scope-Items. Die Blue-Prints und das enthaltene Customizing sind überwiegend fachlich beschrieben. Hier wird die Leistung mit der benötigten Kompetenz ausgeschrieben, den entsprechenden Customizing-Pfad einzustellen. Programmierung Umsetzung der Programm- und Reportanforderungen aus den Blue-Prints unter Einhaltung der Programmiervorgaben und Namenskonventionen der Hamburger Hochbahn AG. Generell ist das Ziel, nah am Standard zu bleiben und potentiell Clean-Core fähig zu werden, daher ist der Umfang der Report-Entwicklung gering. In den Anforderungen können sowohl Dynpros, Fioris als auch Batchprogramme enthalten sein. Abgrenzung zum Teilprojekt IT bzw. zum DL-Ü: - Keine Schnittstellen - Keine systemübergreifende Anpassungen - Keine Migrationsprogramme Erstellung Reports embedded BW Erstellung von Queries im S/4HANA embedded BW entsprechend der Anforderungen aus dem Blue Print. Die Auswertungen und Kontrollen, für die Spezialisten des ERP-Moduls und deren Führungskräften, sollen direkt im embedded BW angeboten werden. Hierzu sind einfache Queries ohne Backend-Programmierung umzusetzen. Abgrenzung zum TP Berichtswesen bzw. DL-Ü: - Keine Umsetzung in der SAC - Keine DataMarts oder Persistierung neben den ERP-Fachtabellen - Nur SAP BW, keine weiteren DB oder Frontends Testmanagement (Testfälle und Durchführung) Definition der notwendigen Testfälle, um funktionale Tests und Integrationstests durchführen zu können. Die Testfälle sollen eine möglichst vollständige Abbildung der vorhandenen Äquivalenzklassen abbilden. Die Tests werden nach Vorgaben des übergelagerten Testmanagers geplant, durchgeführt und dokumentiert. Abgrenzung zum AP Test-Management bzw. DL-Ü: - Keine Planung von Integrationstests und Zusammenarbeit - Keine Festlegung von Methodiken und Tools Migrationsmanagement Unterstützung der Fachbereiche bei der Bereitstellung der Migrationsdaten (Mapping, Überwachung der Datenbereinigung, Black-List etc.). Die Migration wird übergreifend durchgeführt. Im Rahmen dieses Loses wird zudem der Test der migrierten Daten fachlich durchgeführt. Abgrenzung zum AP Migrationsmanagement: - Keine ETL oder Importtools vorgeben - Keine Durchführung von Extraktionen und Importen - Keine Programmierung Cut-over Der Dienstleister dieses Loses (DL-T) stimmt sich frühzeitig mit dem Cut-Over-Manager (nicht Bestandteil dieses Loses, sondern DL-Ü)) ab, um Abhängigkeiten und Vorbedingungen zu klären. Der Dienstleister führt Deployments auf die Test-, Sandbox- und Konsolidierungs-Systeme durch und steht im Rahmen des Go-Live unterstützend bereit (Transportwesen, Nachbearbeitungen und manuelle Tätigkeiten). Abgrenzung zum AP CutOver-Management: - Die gesamthafte CutOver-Planung wird übergreifend erfolgen - Die Synchronisation des Go-Life erfolgt zentral - Aktivitäten-Listen und Minutenfahrpläne werden zentral verwaltet - Transportwesen erfolgt zentral Dokumentation Die Programmierung enthält eine hinreichende Inline-Dokumentation und bei neuen GUI/Fiori auch eine Hilfefunktion. Eingestelltes Customizing, Programme, Batch-Programme, Schnittstellen und Reports werden gemäß den Vorgaben der Hamburger Hochbahn AG dokumentiert. Im Onboarding-Prozess werden die Vorgaben bereitgestellt. Allgemeine Beratung/Fachexpertise Der Auftraggeber gehen davon aus, dass die erstellten Fachkonzepte und Blue-Prints weitestgehend den gängigen Standards und Best-Practices entsprechen. Es wird erwartet, dass der Auftragnehmer bei augenscheinlichen Fehlern oder Ineffizienzen proaktiv alternative Varianten vorschlägt.
- Hamburger Hochbahn AG
modulspezifische Implementierung von SAP S/4HANA - Los 5 Financial Services
Folgendes Fachlos wird vergeben: Los 5 Financial Services: Die genutzten Funktionen des TRM umfassen die Finanzierungen. Dazu gehört die Aufnahme von Krediten, Intra-Company, Endfällige und Annuitätendarlehen. Eine weitere Finanzierungsquelle sind die emittierten Anleihen des Auftraggebers. Des Weiteren ist die Liquiditätsvorschau und Planung (SAC) relevant. Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen) Die Auftragnehmer der jeweiligen Lose sind verpflichtet, ihre Arbeitspakete inhaltlich, organisatorisch und zeitlich auf die durch den Projektsteuerer definierten Rahmenbedingungen auszurichten. Innerhalb der Lose obliegt die operative Projektkoordination - wie z. B. die Ressourcenplanung, interne Fortschrittskontrolle und die fachbereichsbezogene Kommunikation - dem jeweiligen Teilprojekt. Schnittstellen, Abhängigkeiten und Übergaben zwischen den Losen sind mit dem Projektsteuerer eng abzustimmen und entsprechend den zentralen Projektvorgaben umzusetzen und zu dokumentieren. Diese Aufgabenverteilung stellt sicher, dass die Projektarbeit strukturiert, konsistent und integrativ über alle Teilprojekte hinweg erfolgen kann. Die Auftragnehmer der einzelnen Lose sind verantwortlich für die eigenständige Kommunikation innerhalb ihres Teilprojekts, insbesondere: - Sicherstellung der Kommunikation mit den fachlich beteiligten Organisationseinheiten, - Fristgerechte Bereitstellung relevanter Informationen und Statusberichte im abgestimmten Format, - Teilnahme an projektübergreifenden Gremien und Abstimmungen, - Aktive Mitwirkung bei der Schnittstellenkommunikation mit angrenzenden Losen. Die Kommunikation erfolgt im Rahmen der durch den Projektsteuerer vorgegebenen Strukturen und Standards. Tester werden durch die Auftragnehmer geschult, um die entsprechenden Fiori oder TAC bedienen zu können. zur Technischen Umsetzung: Customizing Einstellung der modulspezifischen Systemeinstellungen gemäß der Blue-Prints der oben genannten Scope-Items. Die Blue-Prints und das enthaltene Customizing sind überwiegend fachlich beschrieben. Hier wird die Leistung mit der benötigten Kompetenz ausgeschrieben, den entsprechenden Customizing-Pfad einzustellen. Programmierung Umsetzung der Programm- und Reportanforderungen aus den Blue-Prints unter Einhaltung der Programmiervorgaben und Namenskonventionen der Hamburger Hochbahn AG. Generell ist das Ziel, nah am Standard zu bleiben und potentiell Clean-Core fähig zu werden, daher ist der Umfang der Report-Entwicklung gering. In den Anforderungen können sowohl Dynpros, Fioris als auch Batchprogramme enthalten sein. Abgrenzung zum Teilprojekt IT bzw. zum DL-Ü: - Keine Schnittstellen - Keine systemübergreifende Anpassungen - Keine Migrationsprogramme Erstellung Reports embedded BW Erstellung von Queries im S/4HANA embedded BW entsprechend der Anforderungen aus dem Blue Print. Die Auswertungen und Kontrollen, für die Spezialisten des ERP-Moduls und deren Führungskräften, sollen direkt im embedded BW angeboten werden. Hierzu sind einfache Queries ohne Backend-Programmierung umzusetzen. Abgrenzung zum TP Berichtswesen bzw. DL-Ü: - Keine Umsetzung in der SAC - Keine DataMarts oder Persistierung neben den ERP-Fachtabellen - Nur SAP BW, keine weiteren DB oder Frontends Testmanagement (Testfälle und Durchführung) Definition der notwendigen Testfälle, um funktionale Tests und Integrationstests durchführen zu können. Die Testfälle sollen eine möglichst vollständige Abbildung der vorhandenen Äquivalenzklassen abbilden. Die Tests werden nach Vorgaben des übergelagerten Testmanagers geplant, durchgeführt und dokumentiert. Abgrenzung zum AP Test-Management bzw. DL-Ü: - Keine Planung von Integrationstests und Zusammenarbeit - Keine Festlegung von Methodiken und Tools Migrationsmanagement Unterstützung der Fachbereiche bei der Bereitstellung der Migrationsdaten (Mapping, Überwachung der Datenbereinigung, Black-List etc.). Die Migration wird übergreifend durchgeführt. Im Rahmen dieses Loses wird zudem der Test der migrierten Daten fachlich durchgeführt. Abgrenzung zum AP Migrationsmanagement: - Keine ETL oder Importtools vorgeben - Keine Durchführung von Extraktionen und Importen - Keine Programmierung Cut-over Der Dienstleister dieses Loses (DL-T) stimmt sich frühzeitig mit dem Cut-Over-Manager (nicht Bestandteil dieses Loses, sondern DL-Ü)) ab, um Abhängigkeiten und Vorbedingungen zu klären. Der Dienstleister führt Deployments auf die Test-, Sandbox- und Konsolidierungs-Systeme durch und steht im Rahmen des Go-Live unterstützend bereit (Transportwesen, Nachbearbeitungen und manuelle Tätigkeiten). Abgrenzung zum AP CutOver-Management: - Die gesamthafte CutOver-Planung wird übergreifend erfolgen - Die Synchronisation des Go-Life erfolgt zentral - Aktivitäten-Listen und Minutenfahrpläne werden zentral verwaltet - Transportwesen erfolgt zentral Dokumentation Die Programmierung enthält eine hinreichende Inline-Dokumentation und bei neuen GUI/Fiori auch eine Hilfefunktion. Eingestelltes Customizing, Programme, Batch-Programme, Schnittstellen und Reports werden gemäß den Vorgaben der Hamburger Hochbahn AG dokumentiert. Im Onboarding-Prozess werden die Vorgaben bereitgestellt. Allgemeine Beratung/Fachexpertise Der Auftraggeber gehen davon aus, dass die erstellten Fachkonzepte und Blue-Prints weitestgehend den gängigen Standards und Best-Practices entsprechen. Es wird erwartet, dass der Auftragnehmer bei augenscheinlichen Fehlern oder Ineffizienzen proaktiv alternative Varianten vorschlägt.
- Hamburger Hochbahn AG
modulspezifische Implementierung von SAP S/4HANA - Los 2 Instandhaltung
Folgendes Fachlos wird vergeben: Los 2 Instandhaltung: Das Teilprojekt Instandhaltung beschäftigt sich mit den Geschäftsprozessen zur Instandhaltung von Fahrzeugen, Infrastrukturanlagen und Gebäuden innerhalb der Hamburger Hochbahn AG. In der Hauptsache sind hiervon die Technikbereiche TS (Schienenfahrzeuge) und TI (Infrastruktur und Gebäude) sowie die FFG als eigene Gesellschaft (hauptsächlich) für Businstandhaltung betroffen. Auch in Richtung des Busbetriebs und des U-Bahnbetriebs gibt es insbesondere bei Störungen Berührungspunkte mit dem Teilprojekt Instandhaltung. Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen) Die Auftragnehmer der jeweiligen Lose sind verpflichtet, ihre Arbeitspakete inhaltlich, organisatorisch und zeitlich auf die durch den Projektsteuerer definierten Rahmenbedingungen auszurichten. Innerhalb der Lose obliegt die operative Projektkoordination - wie z. B. die Ressourcenplanung, interne Fortschrittskontrolle und die fachbereichsbezogene Kommunikation - dem jeweiligen Teilprojekt. Schnittstellen, Abhängigkeiten und Übergaben zwischen den Losen sind mit dem Projektsteuerer eng abzustimmen und entsprechend den zentralen Projektvorgaben umzusetzen und zu dokumentieren. Diese Aufgabenverteilung stellt sicher, dass die Projektarbeit strukturiert, konsistent und integrativ über alle Teilprojekte hinweg erfolgen kann. Die Auftragnehmer der einzelnen Lose sind verantwortlich für die eigenständige Kommunikation innerhalb ihres Teilprojekts, insbesondere: - Sicherstellung der Kommunikation mit den fachlich beteiligten Organisationseinheiten, - Fristgerechte Bereitstellung relevanter Informationen und Statusberichte im abgestimmten Format, - Teilnahme an projektübergreifenden Gremien und Abstimmungen, - Aktive Mitwirkung bei der Schnittstellenkommunikation mit angrenzenden Losen. Die Kommunikation erfolgt im Rahmen der durch den Projektsteuerer vorgegebenen Strukturen und Standards. Tester werden durch die Auftragnehmer geschult, um die entsprechenden Fiori oder TAC bedienen zu können. zur Technischen Umsetzung: Customizing Einstellung der modulspezifischen Systemeinstellungen gemäß der Blue-Prints der oben genannten Scope-Items. Die Blue-Prints und das enthaltene Customizing sind überwiegend fachlich beschrieben. Hier wird die Leistung mit der benötigten Kompetenz ausgeschrieben, den entsprechenden Customizing-Pfad einzustellen. Programmierung Umsetzung der Programm- und Reportanforderungen aus den Blue-Prints unter Einhaltung der Programmiervorgaben und Namenskonventionen der Hamburger Hochbahn AG. Generell ist das Ziel, nah am Standard zu bleiben und potentiell Clean-Core fähig zu werden, daher ist der Umfang der Report-Entwicklung gering. In den Anforderungen können sowohl Dynpros, Fioris als auch Batchprogramme enthalten sein. Abgrenzung zum Teilprojekt IT bzw. zum DL-Ü: - Keine Schnittstellen - Keine systemübergreifende Anpassungen - Keine Migrationsprogramme Erstellung Reports embedded BW Erstellung von Queries im S/4HANA embedded BW entsprechend der Anforderungen aus dem Blue Print. Die Auswertungen und Kontrollen, für die Spezialisten des ERP-Moduls und deren Führungskräften, sollen direkt im embedded BW angeboten werden. Hierzu sind einfache Queries ohne Backend-Programmierung umzusetzen. Abgrenzung zum TP Berichtswesen bzw. DL-Ü: - Keine Umsetzung in der SAC - Keine DataMarts oder Persistierung neben den ERP-Fachtabellen - Nur SAP BW, keine weiteren DB oder Frontends Testmanagement (Testfälle und Durchführung) Definition der notwendigen Testfälle, um funktionale Tests und Integrationstests durchführen zu können. Die Testfälle sollen eine möglichst vollständige Abbildung der vorhandenen Äquivalenzklassen abbilden. Die Tests werden nach Vorgaben des übergelagerten Testmanagers geplant, durchgeführt und dokumentiert. Abgrenzung zum AP Test-Management bzw. DL-Ü: - Keine Planung von Integrationstests und Zusammenarbeit - Keine Festlegung von Methodiken und Tools Migrationsmanagement Unterstützung der Fachbereiche bei der Bereitstellung der Migrationsdaten (Mapping, Überwachung der Datenbereinigung, Black-List etc.). Die Migration wird übergreifend durchgeführt. Im Rahmen dieses Loses wird zudem der Test der migrierten Daten fachlich durchgeführt. Abgrenzung zum AP Migrationsmanagement: - Keine ETL oder Importtools vorgeben - Keine Durchführung von Extraktionen und Importen - Keine Programmierung Cut-over Der Dienstleister dieses Loses (DL-T) stimmt sich frühzeitig mit dem Cut-Over-Manager (nicht Bestandteil dieses Loses, sondern DL-Ü)) ab, um Abhängigkeiten und Vorbedingungen zu klären. Der Dienstleister führt Deployments auf die Test-, Sandbox- und Konsolidierungs-Systeme durch und steht im Rahmen des Go-Live unterstützend bereit (Transportwesen, Nachbearbeitungen und manuelle Tätigkeiten). Abgrenzung zum AP CutOver-Management: - Die gesamthafte CutOver-Planung wird übergreifend erfolgen - Die Synchronisation des Go-Life erfolgt zentral - Aktivitäten-Listen und Minutenfahrpläne werden zentral verwaltet - Transportwesen erfolgt zentral Dokumentation Die Programmierung enthält eine hinreichende Inline-Dokumentation und bei neuen GUI/Fiori auch eine Hilfefunktion. Eingestelltes Customizing, Programme, Batch-Programme, Schnittstellen und Reports werden gemäß den Vorgaben der Hamburger Hochbahn AG dokumentiert. Im Onboarding-Prozess werden die Vorgaben bereitgestellt. Allgemeine Beratung/Fachexpertise Der Auftraggeber gehen davon aus, dass die erstellten Fachkonzepte und Blue-Prints weitestgehend den gängigen Standards und Best-Practices entsprechen. Es wird erwartet, dass der Auftragnehmer bei augenscheinlichen Fehlern oder Ineffizienzen proaktiv alternative Varianten vorschlägt.
- Klinikum Chemnitz gGmbH; c/o Klinikum Chemnitz Logistik- und Wirtschaftsgesellschaft mbH
Lieferung/Bereitstellung eines cloudbasierten Softwaresystems zur Zeiterfassung (Zeitwirtschaft - ZWS) & Personaleinsatzplanung (PEP) für ärztlichen Dienst, pflegerischen Dienst & weitere Dienstarten
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Bereitstellung einer cloudbasierten Softwarelösung (Software as a Service) zur Zeiterfassung (Zeitwirtschaft – ZWS) und Personaleinsatzplanung (PEP) für den ärztlichen Dienst (ca. 720 Mitarbeiter:innen), den pflegerischen Dienst (ca. 2.180 Mitarbei-ter:innen) und weitere Dienstarten (ca. 1.372 Mitarbeiter:innen – medizinisch-technischer Dienst, Funktionsdienst, Verwaltungsdienst, Personal der Ausbildungsstätten). Zusätzlich müssen auch ca. 500 interne sowie ca. 300 externe Schüler:innen im System geführt werden. Es wird ausdrücklich eine marktverfügbare Standardlösung ausgeschrieben, die durch Parametrierung auf die Bedarfe der Auftraggeberin anpassbar ist. Individuallösungen oder Eigenentwicklungen sind ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für die bidirektionale Schnittstelle zur bestehenden SAP ERP R/3 HCM-Infrastruktur sowie zur neuen SAP S/4HANA-Umgebung. Weitere Anforderungen an Implementierung, Parametrierung, Schulungen und Prozessstandardisierung sind Bestandteil der Vergabeunterlagen bzw. des Leistungsverzeichnisses. Die Software muss insbesondere folgende Aufgabenbereiche abdecken und ist in einer integrierten Gesamtlösung bereitzustellen: -Personaleinsatzplanung inkl. Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement (PEP) -Zeitwirtschaft (ZWS) -Vorbereitende Lohnabrechnung durch Bildung tarifvertraglich relevanter Lohnarten in Stunden- oder €-Werten -Employee Self Service (ESS) -Manager Self Service (MSS) -Reporting und Statistiken Das Zusammenwirken dieser Aufgabenbereiche ist für eine effiziente und zeitgemäße Personaleinsatzplanung, -steuerung und -abrechnung unabdingbar. Aus diesem Grund müssen diese Aufgaben eng verknüpft sein und sollen sich aus technologischer Sicht und aus Nutzersicht als eine Einheit darstellen. Die Lösung muss problemlos in die im KC vorliegende IT Infrastruktur (SAP ERP R/3 HCM & SAP S/4HANA HCM & SAP IS-H/i.s.h.med) eingebunden werden können und zwingend über standardisierte Schnittstellen (aktueller Stand der Technik) mit den bereits genutzten Softwarelösungen kommunizieren. Über die Schnittstellen müssen sowohl Stammdaten, als auch An- und Abwesenheits- sowie Lohndaten uni- und bidirektional (je nach Datenart) fließen. Die Schnittstelle muss zwingend mit Änderungsdatensätzen arbeiten (zu ändernde Datensätze im SAP werden gelöscht und neu angelegt oder mit neuen Datensätzen überschrieben), um den höchsten Grad der Automatisierung zu gewährleisten und die Notwendigkeit manuellen Eingreifens bestmöglich zu minimieren. Zur Abbildung reibungsloser Prozesse muss die PEP Lösung einen konsistenten, sicheren und medienbruchfreien Datenaustausch sicherstellen. Gerade für die Abrechnung der Mitarbeiter ist dies unerlässlich und würde bei Ausbleiben den Betrieb des KC nachhaltig negativ beeinträchtigen. Eine möglichst automatisierte Übernahme erforderlicher Daten aus den Altsystemen muss sichergestellt werden. Die neue PEP-Lösung muss Daten aus dem IS-H/i.s.h.med importieren, in Personalbedarf wandeln und in die Einsatzplanung integrieren können. Mit Hilfe der PEP-Lösung müssen die aktuell am Klinikum Chemnitz für die korrekte Lohnabrechnung aller Dienstarten benötigten Lohnarten entsprechend der tariflichen Regelungen erzeugt und zeitgesteuert an das Lohn- und Gehaltssystem SAP HCM übergeben werden. Im ärztlichen Tarifvertrag müssen aktuell 39 unterschiedliche Lohnarten, im nichtärztlichen Tarifvertrag 32 Lohnarten abgebildet werden. Teilweise entstehen Lohnarten mitarbeiterindividuell und abhängig von unterschiedlichen Bedingungen wie Abteilung, Qualifikation des Mitarbeiters, individuelle Vereinbarung. Gerade bei Rufdiensten kommt es vor, dass innerhalb eines Bereichs Rufdienste nach einer festen Pauschale oder nach den tarifvertraglichen Regelungen vergütet werden. Die Softwarelösung muss in der Lage sein, diese Konstellationen auch untermonatig abzubilden (siehe hierzu auch Leistungsverzeichnis) Die Anbindung der Mitarbeiter an die neue PEP-Softwarelösung soll in vorher festgelegten Wellen erfolgen. Demnach muss sichergestellt sein, dass ein Teil der Mitarbeiter weiter am SAP PEP und andere Mitarbeiter an der neuen PEP-Lösung geführt werden. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass für den Zeitraum der Implementierung und des Rollouts beide Systeme parallel produktiv funktionieren und sich nicht gegenseitig beeinflussen. Die in 2026 geplante S/4HANA-Migration des SAP ERP R/3 HCM (Unicode-Umstellung, Datenbankmigration und S/4-Anwendung) ist zwingend zu berücksichtigen. Dies betrifft sowohl das Projektmanagement, als auch die Funktion (bidirektionale Integration mit den Altsystemen HCM und ERP und dem Migrationsziel, keine PEP-Funktion Pflege nach S/4HANA-Migration im HCM). Zusätzlich ist eine Integration mit dem Parallelprojekt S/4HANA-Migration erforderlich. Die PEP-Lösung soll auf der aktuellen SAP HCM Version ECC 8 eingeführt werden. Beginnend 2026 soll der Umstieg des SAP ERP R/3 HCM auf SAP S/4HANA HCM erfolgen und damit auch die Migration der PEP-Software auf das neue System. Demnach wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer die Schnittstellen seiner Softwarelösung bereits erfolgreich von SAP ECC auf S/4HANA migriert hat und alle geforderten Funktionen vollumfänglich auch in der Integration mit einem S/4HANA System (HCM und ERP) zur Verfügung stehen. Für die Beschaffung wird ein projektspezifischer EVB-IT-Cloudvertrag & -Dienstvertrag geschlossen. Der Vertragsentwurf ist Teil dieser Veröffentlichung sowie der Vergabeunterlagen zum Erstangebot und kann durch den Auftraggeber im Rahmen der Vergabeverhandlungen weiter konkretisiert werden. Die Beschaffung erfolgt für eine Mindestvertragslaufzeit von 36 Monaten nach Herstellung der Betriebsbereitschaft. Hiernach verlängert sich der Vertrag jeweils um ein Jahr, falls dieser nicht sechs Monate vor Vertragsende von einer Partei gekündigt wird. Einzelheiten hierzu ergeben sich auch aus den Vergabeunterlagen der späteren Angebotsphase bzw. Angebotsphasen.
- AOK-Bundesverband eGbR - Arbeitsgemeinschaft von Körperschaften des öffentlichen Rechts
Markterkundung HR-Zielarchitektur
Die zukünftige HCM-Zielarchitektur hat die besonderen Anforderungen des öffentlichen Dienstes und der gesetzlichen Krankenversicherung in einer Größenordnung von ca. 78.000 Mitarbeitenden und Versorgungsempfängern abzubilden. Sie muss zugleich der beabsichtigten Konsolidierung der derzeit 12 dezentralen SAP-HCM-Systeme in eine gemeinsame, grundsätzlich standardisierte HCM-Systemlandschaft Rechnung tragen. Gesucht wird eine möglichst umfassende Best-of-Suite-Lösung mit integrierter, konsistenter und produktiv belastbarer Architektur. Das integrative Kernsystem der Suite muss die Bereiche Gehaltsabrechnung einschließlich Beamtenversorgung, zentrale mitarbeiterzentrierte Stammdatenhaltung mit Self-Services und Workflows sowie Organisationsmanagement umfassen; diese Kernanwendungen müssen voll integrativ, d. h. ohne Anbindung über Schnittstellen, zur Verfügung stehen und den funktionalen Kern des HCM-Gesamtsystems bilden. Produkte, bei denen diese Kernanwendungen nur teilweise oder nur unter Einbindung zusätzlicher Drittprodukte, Individualentwicklungen oder gesonderter Schnittstellen bereitgestellt werden können, entsprechen dem angestrebten Zielbild regelmäßig nicht. Von zentraler Bedeutung sind darüber hinaus die übergreifenden Anforderungen an die Zielarchitektur. Hierzu gehören insbesondere zentrale Stammdatenhaltung, Hosting innerhalb der EU/des EWR, Datenschutzkonformität beim Einsatz von Nachunternehmern, deutschsprachiger Support, KRITIS-/Sicherheitsunterstützung, Informationssicherheitsnachweise einschließlich C5-Testat Typ 2 und zusätzlicher SOC-1-, SOC-2- und SOC-3-Nachweise, die integrative Bereitstellung definierter Daten für SAP oscare (oscare = SAP-basierte Branchenlösung der AOK Systems GmbH), Datenlöschung/ILM, Migrationsfähigkeit sowie ein sicherer, belastbarer Betrieb im regulatorischen Umfeld der AOK-Gemeinschaft. Ebenfalls erforderlich sind belastbare Rollen- und Rechtekonzepte sowie eine konsistente, sichere und nachvollziehbare Verarbeitung in den Kernanwendungen. Die Zielarchitektur muss insbesondere die führende Pflege und Nutzung von Beschäftigten- und Organisationsdaten, digitale Personalprozesse über den gesamten Beschäftigtenlebenszyklus, Self-Services und Workflows, Zeitwirtschaft, Reisemanagement, Entgeltabrechnung, Melde- und Bescheinigungswesen, Berichtswesen, elektronische Personalakte sowie die Anbindung an bestehende Kernverfahren und Umsysteme unterstützen. Als wesentlich angesehen werden insbesondere die Abbildung des deutschen Steuer- und Sozialversicherungsrechts sowie gesetzlicher, tariflicher und versorgungsrechtlicher Anforderungen einschließlich Beamtenversorgung und Betriebsrente, zentrale rollenbasierte Pflege von Beschäftigten-, Organisations- und Vertragsdaten, Meldewesen, Bescheinigungswesen und eAU, komplexe Workflow- und Genehmigungslogiken, zeitgebundenes Organisationsmanagement, Anbindung eines bestehenden SAP BW/4HANA-Systems, vollständige Zeitwirtschaft unter Berücksichtigung unterschiedlicher AOK-spezifischer Varianten, Reisemanagement einschließlich landes- und bundesrechtlicher Anforderungen sowie ein zentrales Mitarbeiterportal. Darüber hinaus muss die Zielarchitektur die Anforderungen mehrerer eigenständiger AOKen in einer gemeinsamen, konsolidierten und grundsätzlich standardisierten Lösungsarchitektur abbilden und zugleich AOK-spezifische Ausprägungen, insbesondere bei Organisationsstrukturen, Berechtigungen, Archivsystemen, Löschvorgaben, Zeitwirtschaftsvarianten, Reisekostenregelungen und Integrationsumfängen, steuerbar und logisch getrennt unterstützen. Erwartet wird, dass mögliche Produkte sämtliche gesetzlichen, tariflichen und sozialversicherungsrelevanten Regelungen der Lohn-, Besoldungs-, Gehalts- und Versorgungsabrechnung für alle relevanten Personengruppen einschließlich landesrechtlicher Besonderheiten rechtskonform abbilden und gesetzliche sowie tarifliche Änderungen ohne Zutun des Auftraggebers zeitnah über Releases bereitgestellt werden, sodass eine fristgerechte, nachvollziehbare und rechtssichere Umsetzung ohne manuelle Nebenverfahren gewährleistet ist. Besondere Bedeutung hat ferner die Anschlussfähigkeit an die bestehende, SAP-nahe Anwendungslandschaft. Dies betrifft insbesondere SAP oscare, ein bestehendes SAP BW/4HANA-System, SAP FI/CO Systeme, elektronische Personalakten und Archivsysteme sowie weitere Fach- und Umsysteme. Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, dass bereits heute eine zentrale SAP-SuccessFactors-Landschaft mit Learning- und Talentmanagement-Funktionen für alle AOKen produktiv im Einsatz ist und die künftige Zielarchitektur diese bestehende Landschaft konsistent, belastbar und zukunftsfähig erweitern können muss. Die Softwarelösung ist zu Anfang 2027 in einem funktionsfähigen und produktiv einsetzbaren Zustand zu überlassen.
Häufige Fragen zu dieser Ausschreibung
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- Bis wann läuft die Angebotsfrist?
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- Wer ist der Auftraggeber?
- Der Auftraggeber ist Dortmunder Energie- und Wasserversorgung GmbH.
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