Projekt Kassensystem Freizeitbad düb Vergabeverfahren "Lieferung und Implementierung eines Kassen- und Zutrittssystems"

Ausschreibungsbeschreibung

Die Stadtbetriebe Dülmen GmbH (auch "Auftraggeber" oder "Vergabestelle") beabsichtigt, für das Freizeitbad düb in Dülmen ein modernes, integriertes Kassensystem zu beschaffen. Das neue System ersetzt die bestehende Infrastruktur im Bereich Zutritt, Ticketing und Gastronomie und trägt den gestiegenen technischen und betrieblichen Anforderungen Rechnung. Das Freizeitbad düb ist eine zentrale Einrichtung der kommunalen Daseinsvorsorge in Dülmen. Es vereint unter dem Motto "Relax - Fun - Aktiv" Erlebnisbecken, Solebäder, Saunalandschaften, Gastronomieangebote und Kursbereiche und richtet sich sowohl an Familien, Sporttreibende, Erholungssuchende als auch an Schul- und Vereinsschwimmer. Mit dem vorliegenden Vergabeverfahren wird die Lieferung, Implementierung und Wartung eines zukunftsfähigen, benutzerfreundlichen und gesetzeskonformen Kassensystems ausgeschrieben. Ziel ist es, sämtliche kaufmännischen und operativen Prozesse - vom Online-Ticketverkauf über die Zutrittskontrolle bis zur Abrechnung gastronomischer Leistungen - effizient, sicher und medienbruchfrei abzubilden. Sofern in der Ausschreibung Typen- oder Produktbezeichnungen genannt sind, dienen diese ausschließlich der Beschreibung der geforderten Leistungsmerkmale. Es sind auch gleichwertige bzw. vergleichbare Produkte zugelassen, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes geregelt ist. Das Vergabeverfahren wird EU-weit als offenes Verfahren durchgeführt. Die verfahrenstechnischen Vergabeunterlagen finden Sie in den Anlagen 1 (Angebotsaufforderung) bis 10 (BVB TVgG NRW). Die Vergabestelle verfolgt insbesondere folgende Ziele, die für die Umsetzung wesentlich und vom Auftragnehmer zu beachten sind: Terminziele: - Zuschlag voraussichtlich: 21.07.2026 - Lieferzeitpunkt der Hardwarekomponenten: spätestens 31.08.2026 - Abschluss der Datenmigration: Zu Beginn der Montage durch das Fachpersonal des Auftragnehmers; finaler Import durch die Projektleitung im Vorfeld des Go-Live - Durchführung der Schulungsmaßnahmen: o Erstschulung für Administratoren und Kassenpersonal 1 Woche vor dem Go-Live o Nachschulungsblock 4 Wochen nach Inbetriebnahme (Frage-Antwort-Runde) - Inbetriebnahme (Go-Live): 28.09.2026 - Gesamtlaufzeit des Projekts: 12 Wochen ab Auftragserteilung (voraussichtlich bis zum 26.10.2026) Qualitätsziele: - Interoperabilität: Sämtliche Systemkomponenten müssen medienbruchfrei zusammenarbeiten. Eine einheitliche, zentral gepflegte Datenbasis ist zulässig, aber nicht zwingend erforderlich. Mindestanforderung ist, dass Stammdaten, Buchungen und sonstige betriebsrelevante Daten systemübergreifend konsistent und ohne Doppeldatenpflege verarbeitet werden können (z. B. Kasse, Zutritt, Kursbuchung, Schrankschlösser). - Benutzeroberflächen müssen intuitiv bedienbar und barrierearm gestaltet sein (z. B. kontrastreiche Anzeige, ausreichend große Bedienelemente an Selbstbedienungsterminals) - Die Systemdokumentation ist in deutscher Sprache bereitzustellen und muss eine vollständige technische Beschreibung sowie eine nutzerorientierte Anleitung enthalten. Die Vertragspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Vertragsentwurf, der den Vergabeunterlagen beiliegt (Anlage 9). Einseitige Änderungen durch den Bieter sind unzulässig. Sollten Sie einzelne Regelungen des Vertrags für unannehmbar halten, haben Sie die Möglichkeit, die Vergabestelle hierauf rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist durch eine Bieterfrage aufmerksam zu machen. Die Vergütung erfolgt durch einen Pauschalfestpreis für die Erstellung des Gesamtsystems sowie durch eine gesonderte Vergütung für Hosting, Support und Wartung für eine Laufzeit von vier Jahren. Der Pauschalfestpreis umfasst sämtliche Leistungen zur Erstellung des Gesamtsystems, insbesondere Lieferung, Migration, Einrichtung, Konfiguration, Montage, Schulung und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Der Gesamtangebotspreis für die Wertung umfasst den Pauschalfestpreis sowie die Vergütung für Hosting, Support und Wartung für vier Jahre.

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