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Beschaffung einer webbasierten Office-Softwarelösung zur Integration in einer Nextcloud-Umgebung

Die Technische Hochschule hat eine webbasierte Office-Softwarelösung zur Integration in ihrer Nextcloud-Umgebung im Einsatz. Um weiterhin mit bestehenden und in den nächsten 3 Jahren zu erstellenden Dokumenten kompatibel zu bleiben beabsichtigt die TH Wildau die Beschaffung von Softwarelizenzen und Support für diesen Zeitraum. Die Lösung soll die Erstellung, Bearbeitung und gemeinsame Nutzung von: - Textdokumenten - Tabellenkalkulationen - Präsentationen ermöglichen. Die Lösung muss im On-Premise-Betrieb innerhalb der Infrastruktur der Auftraggeberin betrieben werden können. Derzeit ist eine webbasierte Office-Softwarelösung in der bestehenden Nextcloud-Umgebung produktiv im Einsatz (aktuell eingesetzte Lösung: ONLYOFFICE). Ziel der Vergabe ist die weitere Nutzung einer geeigneten Lösung in der bestehenden Systemlandschaft. Dabei soll sowohl die Weiterführung der bestehenden Lösung als auch die Einführung einer funktional gleichwertigen, kompatiblen Alternative ermöglicht werden. Im Falle eines Wechsels auf eine andere Lösung umfasst die Leistung zusätzlich: - Installation und Inbetriebnahme der Software - Integration in die bestehende Systemlandschaft - Unterstützung bei der Migration bestehender Daten und Strukturen Die Bereitstellung der Lizenz hat schnellstmöglich, spätestens jedoch 7 Tage nach Auftragserteilung zu erfolgen. Die Lizenz soll lebenslang gültig sein und 36 Monate Support und Updates ab dem Zeitpunkt der Aktivierung beinhalten. Der Auftragnehmer sichert zu, dass der Lizenzumfang während der Vertragslaufzeit ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Auftraggebers nicht verändert oder reduziert wird. 1. Support Im Leistungsumfang sollen 3 Jahre Support und Updates enthalten sein. Der Support muss mindestens umfassen: - Fehleranalyse und -behebung - Unterstützung bei Installation, Konfiguration und Betrieb - Unterstützung bei der bestehenden Integration in Nextcloud - Bereitstellung von Sicherheits- und Funktionsupdates - Supportleistungen müssen für die bestehende Systemumgebung geeignet sein - Unterstützung bei Erstinstallation und Konfiguration - Unterstützung bei Migration - Unterstützung bei Hochverfügbarkeits- oder Clusterlösungen 2. Mindestanforderungen Die nachfolgenden Mindestanforderungen definieren die von der anzubietenden Lösung zwingend zu erfüllenden funktionalen, technischen und organisatorischen Kriterien. Sie ergeben sich aus den Anforderungen der bestehenden IT-Infrastruktur, insbesondere der Integration in die vorhandene Nextcloud-Umgebung, sowie aus den betrieblichen Erfordernissen des Auftraggebers. 2.1 Lizenz und Nutzung - Bereitstellung einer unbefristeten Nutzungslizenz - Lizenzierung für mindestens 500 gleichzeitige Verbindungen (Concurrent Users) - Keine verpflichtenden laufenden Lizenzkosten für die Nutzung 2.2 Funktionale Anforderungen - Webbasierte Bearbeitung von: Textdokumenten Tabellenkalkulationen Präsentationen - Unterstützung gängiger Dateiformate, insbesondere: DOC, DOCX, ODT, RTF, TXT XLS, XLSX, ODS, CSV PPT, PPTX, ODP PDF 2.3 Kollaboration - Gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit - Kommentarfunktion - Änderungsverfolgung - Anzeige aktiver Bearbeitender (Presence-Funktion) 2.4 Integration in Nextcloud (zwingend) Die Lösung muss vollständig in eine bestehende Nextcloud-Instanz integrierbar sein und folgende Funktionen unterstützen: - Öffnen, Bearbeiten und Speichern von Dokumenten direkt aus der Nextcloud-Oberfläche - Integration in die Nextcloud-Dateiverwaltung (Files-App) - Nutzung bestehender Benutzerkonten, Rollen und Berechtigungen - Unterstützung gemeinsamer Bearbeitung von Dateien innerhalb von Nextcloud - Keine Einschränkung der Versionierungsfunktion von Nextcloud - Bereitstellung eines offiziell unterstützten Connectors, Plugins oder einer standardisierten Schnittstelle - Kompatibilität mit aktuellen stabilen Versionen von Nextcloud - Integration muss ohne grundlegende Änderungen der bestehenden Systemarchitektur möglich sein 2.5 Technische Anforderungen - On-Premise-Betrieb innerhalb der Infrastruktur des Auftraggebers - Unterstützung gängiger Serverumgebungen (z. B. Linux) - Unterstützung von Virtualisierung oder Containerisierung (z. B. Docker) ist wünschenswert - Bereitstellung dokumentierter Schnittstellen (APIs) 2.6 Migration und Einführung Im Falle eines Systemwechsels sind folgende Leistungen zu erbringen: - Unterstützung bei der Migration bestehender Dokumente - Sicherstellung der Weiterverwendbarkeit vorhandener Dateiformate - Unterstützung bei der Übernahme bestehender Strukturen (z. B. Ordnerstrukturen und Berechtigungen, soweit technisch möglich) - Installation und Inbetriebnahme der Lösung - Integration in die bestehende Nextcloud-Umgebung - Durchführung einer Funktionsprüfung nach Einführung