Herbeiführung der Betriebsbereitschaft der eRecruitingsoftware
Bereitstellung einer SaaS-basierten eRecruitinglösung mit Anbindung an Dritt-Webseiten und IT-Systeme, Konfiguration, Datenmigration, Inbetriebnahme und Schulung. Danach 36 Monate Cloudleistungen mit Hosting, Backup, Betrieb, Wartung und Support für 700 Concurrent-User-Lizenzen. Optionale Verlängerung um 2×1 Jahr.
Angebotsfrist:17. April 2026
Typ:Ausschreibung
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Inhalt auf einen Blick
Bereitstellung einer SaaS-basierten eRecruitinglösung mit Anbindung an Dritt-Webseiten und IT-Systeme, Konfiguration, Datenmigration, Inbetriebnahme und Schulung. Danach 36 Monate Cloudleistungen mit Hosting, Backup, Betrieb, Wartung und Support für 700 Concurrent-User-Lizenzen. Optionale Verlängerung um 2×1 Jahr.
- Ausschreibungstyp: Ausschreibung
- Auftraggeber: Universitätsklinikum Köln (AöR)
- Veröffentlicht: 19. März 2026
- Frist: 17. April 2026
Ausschreibungsbeschreibung
Bereitstellung einer SaaS-basierten eRecruitinglösung mit Anbindung an Dritt-Webseiten und IT-Systeme, Konfiguration, Datenmigration, Inbetriebnahme und Schulung. Danach 36 Monate Cloudleistungen mit Hosting, Backup, Betrieb, Wartung und Support für 700 Concurrent-User-Lizenzen. Optionale Verlängerung um 2×1 Jahr.
Weiterführende Details
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Dokumente und Anhänge
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Einführung und Betrieb eines Bewerbermanagementsystems
Vergabe eines Bewerbermanagementsystems als SaaS. Leistungen umfassen Setup (Projektmanagement, Konzeption, Einrichtung, Testung, Schulung), Betrieb (Hosting, Lizenzen, Wartung, Support), Weiterentwicklung sowie Bereitstellung von Fachpersonal und Leistungen bei Vertragsende. Anforderungen: Einhaltung von DS-GVO, DSG NRW, TTDSG, BITV 2.0 (Barrierefreiheit) und C5-Kriterien (Cloud). Abschluss eines EVB-IT Cloudvertrags und Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO erforderlich.
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Beschaffung einer webbasierten Office-Softwarelösung zur Integration in einer Nextcloud-Umgebung
Die Technische Hochschule hat eine webbasierte Office-Softwarelösung zur Integration in ihrer Nextcloud-Umgebung im Einsatz. Um weiterhin mit bestehenden und in den nächsten 3 Jahren zu erstellenden Dokumenten kompatibel zu bleiben beabsichtigt die TH Wildau die Beschaffung von Softwarelizenzen und Support für diesen Zeitraum. Die Lösung soll die Erstellung, Bearbeitung und gemeinsame Nutzung von: - Textdokumenten - Tabellenkalkulationen - Präsentationen ermöglichen. Die Lösung muss im On-Premise-Betrieb innerhalb der Infrastruktur der Auftraggeberin betrieben werden können. Derzeit ist eine webbasierte Office-Softwarelösung in der bestehenden Nextcloud-Umgebung produktiv im Einsatz (aktuell eingesetzte Lösung: ONLYOFFICE). Ziel der Vergabe ist die weitere Nutzung einer geeigneten Lösung in der bestehenden Systemlandschaft. Dabei soll sowohl die Weiterführung der bestehenden Lösung als auch die Einführung einer funktional gleichwertigen, kompatiblen Alternative ermöglicht werden. Im Falle eines Wechsels auf eine andere Lösung umfasst die Leistung zusätzlich: - Installation und Inbetriebnahme der Software - Integration in die bestehende Systemlandschaft - Unterstützung bei der Migration bestehender Daten und Strukturen Die Bereitstellung der Lizenz hat schnellstmöglich, spätestens jedoch 7 Tage nach Auftragserteilung zu erfolgen. Die Lizenz soll lebenslang gültig sein und 36 Monate Support und Updates ab dem Zeitpunkt der Aktivierung beinhalten. Der Auftragnehmer sichert zu, dass der Lizenzumfang während der Vertragslaufzeit ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Auftraggebers nicht verändert oder reduziert wird. 1. Support Im Leistungsumfang sollen 3 Jahre Support und Updates enthalten sein. Der Support muss mindestens umfassen: - Fehleranalyse und -behebung - Unterstützung bei Installation, Konfiguration und Betrieb - Unterstützung bei der bestehenden Integration in Nextcloud - Bereitstellung von Sicherheits- und Funktionsupdates - Supportleistungen müssen für die bestehende Systemumgebung geeignet sein - Unterstützung bei Erstinstallation und Konfiguration - Unterstützung bei Migration - Unterstützung bei Hochverfügbarkeits- oder Clusterlösungen 2. Mindestanforderungen Die nachfolgenden Mindestanforderungen definieren die von der anzubietenden Lösung zwingend zu erfüllenden funktionalen, technischen und organisatorischen Kriterien. Sie ergeben sich aus den Anforderungen der bestehenden IT-Infrastruktur, insbesondere der Integration in die vorhandene Nextcloud-Umgebung, sowie aus den betrieblichen Erfordernissen des Auftraggebers. 2.1 Lizenz und Nutzung - Bereitstellung einer unbefristeten Nutzungslizenz - Lizenzierung für mindestens 500 gleichzeitige Verbindungen (Concurrent Users) - Keine verpflichtenden laufenden Lizenzkosten für die Nutzung 2.2 Funktionale Anforderungen - Webbasierte Bearbeitung von: Textdokumenten Tabellenkalkulationen Präsentationen - Unterstützung gängiger Dateiformate, insbesondere: DOC, DOCX, ODT, RTF, TXT XLS, XLSX, ODS, CSV PPT, PPTX, ODP PDF 2.3 Kollaboration - Gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit - Kommentarfunktion - Änderungsverfolgung - Anzeige aktiver Bearbeitender (Presence-Funktion) 2.4 Integration in Nextcloud (zwingend) Die Lösung muss vollständig in eine bestehende Nextcloud-Instanz integrierbar sein und folgende Funktionen unterstützen: - Öffnen, Bearbeiten und Speichern von Dokumenten direkt aus der Nextcloud-Oberfläche - Integration in die Nextcloud-Dateiverwaltung (Files-App) - Nutzung bestehender Benutzerkonten, Rollen und Berechtigungen - Unterstützung gemeinsamer Bearbeitung von Dateien innerhalb von Nextcloud - Keine Einschränkung der Versionierungsfunktion von Nextcloud - Bereitstellung eines offiziell unterstützten Connectors, Plugins oder einer standardisierten Schnittstelle - Kompatibilität mit aktuellen stabilen Versionen von Nextcloud - Integration muss ohne grundlegende Änderungen der bestehenden Systemarchitektur möglich sein 2.5 Technische Anforderungen - On-Premise-Betrieb innerhalb der Infrastruktur des Auftraggebers - Unterstützung gängiger Serverumgebungen (z. B. Linux) - Unterstützung von Virtualisierung oder Containerisierung (z. B. Docker) ist wünschenswert - Bereitstellung dokumentierter Schnittstellen (APIs) 2.6 Migration und Einführung Im Falle eines Systemwechsels sind folgende Leistungen zu erbringen: - Unterstützung bei der Migration bestehender Dokumente - Sicherstellung der Weiterverwendbarkeit vorhandener Dateiformate - Unterstützung bei der Übernahme bestehender Strukturen (z. B. Ordnerstrukturen und Berechtigungen, soweit technisch möglich) - Installation und Inbetriebnahme der Lösung - Integration in die bestehende Nextcloud-Umgebung - Durchführung einer Funktionsprüfung nach Einführung
- Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für DatenverarbeitungFrist: 02. Apr.
Beschaffung von Bereitstellung und Betrieb einer Big-Blue-Button-Videokonferenzsystem-Umgebung einschl. technischen Supports
Das Schulportal Hessen (SPH) ist die vom Land bereitgestellte zentrale pädagogische Plattform für die hessischen Schulen. Derzeit sind ca. 1.120.000 Nutzende registriert. Das Schulportal besteht aus einem zentralen Login als Identitätsmanagement mit Single-Sign-On (IdM), einem Lernmanagementsystem (LernSys), der zentralen Weboberfläche zur pädagogischen Organisation (PaedOrg), dem Bildungsserver (BS) und einer On-Premise Lösung für die Verwaltung von pädagogischen Netzen in den Schulen (PaedNet). Seit September 2022 können die Nutzenden über das Schulportal Hessen das Open Source Videokonferenzsystem (VKS) Big Blue Button nutzen, welches vollständig in das User Interface in PaedOrg integriert wurde. Um die Nutzung des VKS datensicher zu realisieren, erfolgt die Planung und Anmeldung von Videokonferenzen dabei nicht über einen Link, sondern vollständig über das User-Interface des SPH. Benötigt wird die Bereitstellung des Videokonferenzsystems Big Blue Button (BBB) auf einer Infrastruktur, die im Basisbetrieb bis zu 30.000 und im erweiterten Betrieb bis zu 300.000 Nutzerinnen und Nutzern (concurrent User) gleichzeitig die Teilnahme an Videokonferenzen ohne Verringerung der Performance (vgl. Ziffer 4.2) ermöglicht. Alle Lehrkräfte (ca. 100.000) können mit Moderationsrechten teilnehmen. Alle Schülerinnen und Schüler (ca. 747.000) sowie deren Eltern (ca. 366.000) können nur mit eingeschränkten Rechten teilnehmen. Der jeweils vereinbarte Betriebszustand (Stufe 1 verpflichtend, Stufe 2 bei Beauftragung) muss vom Auftragnehmer während der gesamten Vertragslaufzeit bereitgestellt werden und wird unabhängig von der tatsächlichen Anzahl der Nutzerinnen und Nutzer mit einem monatlichen Pauschalpreis vergütet. Die Pauschale richtet sich dabei nach der Anzahl an maximal Nutzenden, welche ohne Performanceeinbußen das VKS (vgl. Ziffer 4.2 der Leistungsbeschreibung) nutzen können: Die Bereitstellung erfolgt stufenweise: Stufe 1 (Basis): Kapazität für bis zu 30.000 gleichzeitige Nutzende. Optionale Erweiterung innerhalb der Basisstufe in Schritten zwischen 10.000 und 90.000 gleichzeitigen Nutzenden Stufe 2 (optional): kurzfristige Erweiterung um 100.000 gleichzeitige Nutzende Der qualifizierte, deutschsprachige technische Support (second- und third-level), der von dem Auftragnehmer im Rahmen des Betriebs zu leisten ist, muss von Montag bis Freitag von 06:00 bis 20:00 Uhr via Hotline oder Ticketsystem erreichbar sein. Die Leistung umfasst folgende Komplexe: IT Architektur - Implementierung und Betrieb einer aus dem Internet nutzbaren Cloud-Architektur für bis zu 300.000 gleichzeitige Nutzenden unter Berücksichtigung der Anforderungen an Skalierbarkeit. - Die Kapazität im Cluster muss dynamisch auf alle Schulen verteilbar sein, sodass auch bei starker Nutzung durch einzelne Schulen. - Auf den Endgeräten der Landesverwaltung sind standardmäßig nur HTTP(S) über TCP 80 und 443 freigeschaltet. - Die Anzahl gleichzeitig nutzbarer Räume wird technisch nicht begrenzt. - Für jeden Videokonferenzraum wird eine an der Anzahl den Nutzenden orientierte Bandbreite von mindestens 0,5 Mbit/s pro Nutzerin bzw. Nutzer reserviert und zugesichert. - Software und Hardware-Infrastruktur müssen dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. Anbindung an das Schulportal Hessen - Zwingende Anbindung an das IDM des Schulportals zur Steuerung von Identifikation und Berechtigung. - Automatisierte Erstellung von Klassen- und Lerngruppenräumen anhand der Unterrichtsverteilung im Verbund LUSD/Schulportal über die API. - Möglichkeit zum individuellen Anlegen von dauerhaften Videokonferenzräumen für Gremien (z. B. Lehrerkonferenzen) und Arbeitsgruppen (z. B. Steuergruppe Schulentwicklung). - eigene Slides; Aufzeichnungen dürfen nicht möglich sein; keine Telefoneinwahl; kein Learning-Dashboard; SPH-Logo muss standardmäßig in BBB eingerichtet werden API - Bereitstellung einer dokumentierten, quelloffenen XML-basierten Schnittstelle (API), die per Schlüssel/Zertifikat abgesichert ist. - Für jede nutzende Schule müssen individuelle Zugangsdaten zur API bereitgestellt werden (Mandantenfähigkeit), um eine gegenseitige Einsicht oder Nutzung der Räume und Daten zu verhindern. - Es muss die Möglichkeit zur Integration der API in weitere Bereiche des Schulportals Hessen bestehen. - Die technische Beratung und Unterstützung beim Zugriff auf die API (z. B. für andere Bereiche des Schulportals Hessen) muss sichergestellt werden. Datenschutz und Datensicherheit Leistungsorte Die Orte der Leistungserbringung sind Hessisches Ministerium für Kultus Bildung und Chancen Luisenplatz 10 65185 Wiesbaden Standort des SPH-Teams der Hessischen Lehrkräfteakademie Lahnstraße 61 35398 Gießen Bezugs- und abrufberechtigt sind ausschließlich das Hessische Ministeriums für Kultus, Bildung und Chancen sowie nachgeordnete Stellen im Auftrag. Weitere Details sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
- gematik GmbH
Implementierung Personalmanagementsystem (PMS)
Das Ziel der Beschaffung ist der Abschluss eines Vertrages über die Einführung und den Betrieb eines Personalmanagementsystems als Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung sowie Unterstützungsleistungen für die Datenmigration aus dem bestehenden Personalmanagementsystem und - je nach Bedarf des Auftraggebers - die Erbringung von Beratungs- bzw. Entwicklungsleistungen. Mit dem avisierten Personalmanagementsystem soll die gematik in die Lage versetzt werden, mittels einer entsprechend geeigneten und hochqualitativen SaaS-Lösung Führungs-, Recruiting-, Personal-Admin- und Controlling-Aufgaben zu erfüllen. Zudem muss das Personalmanagementsystem intuitiv und benutzerfreundlich sein, da damit das Self-Service-Angebot für die Mitarbeitenden erweitert werden soll. Insgesamt wird mithin eine deutliche Ressourcenentlastung mit Blick auf Personalprozesse sowie der Ausbau einer transparenten Ressourcen- und Personalplanung in einer effizienteren und personalkostensparenden Organisation angestrebt. Des Weiteren erwartet die gematik ein Zusammenarbeitsverhältnis, das von hoher Kundenorientierung und Zuverlässigkeit auf beiden Seiten geprägt ist. Neben der Bereitstellung des Personalmanagementsystems benötigt die gematik daher vom Auftragnehmer sowohl einen adäquaten Kundensupport, als auch Beratungsleistungen zu neuen Funktionen sowie Unterstützung bei der Digitalisierung zukünftiger Personalmanagementprozesse. Der Auftragnehmer muss vor diesem Hintergrund mit personellen und technischen Ressourcen gewährleisten, dass er auch kurzfristig zur Erfüllung der Vertragsinhalte in der Lage ist. Die Beratungs- und Unterstützungsbedarfe werden anlassbezogen in Rücksprache zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber geplant und umgesetzt. Der aktuelle Vertrag für das derzeit eingesetzte Personalmanagementsystem läuft prognostisch zum 30.06.2026 aus. Dahingehend wird ein nahtloser Übergang vom Bestandssystem auf ein neues Personalmanagementsystem angestrebt. Der Auftraggeber geht insofern davon aus, dass die notwendigen Migrationsleistungen innerhalb eines Zeitraums von maximal 6 Monaten ab Zuschlagserteilung abgeschlossen werden können. Verzögert sich die Zuschlagserteilung, kann das demnach dazu führen, dass der Zieltermin (01.06.2026, um einen Parallelbetrieb von einem Monat zu gewährleisten) entsprechend verschoben werden muss. Folglich hat der Auftragnehmer in der Systemintegrationsplanung ausreichend Zeit für die Unterstützung in der Migrations- und Testphase (Übernahme der Personalstammdaten sowie Dokumente) in Abstimmung mit dem Auftraggeber einzuplanen. Folgende Leistungen sind vom künftigen Auftragnehmer zu erbringen: 1. Initiale Leistungen (Setup) - Bereitstellung des Personalmanagementsystems gem. den Anforderungen des Auftraggebers: o Vorbereitung der Implementierung des Personalmanagementsystems: Konzeptions- und Planungsleistungen o initiale Einrichtung und Konfiguration der Lösung - Planung und Begleitung der Daten-Migration aus dem bestehenden Personalmanagementsystem - Unterstützung während der sog. "Go-Live-Phase" - Durchführung von Schulungen und Bereitstellung von Schulungsmaterialien (bspw. Videoerläuterungen) 2. Fortlaufende Leistungen (Software-as-a-Service, nachfolgend: "SaaS") - Betriebsleistungen: o Technischer Betrieb und Hosting der SaaS-Lösung o Allgemeine Technische Dokumentation - Wartung und Pflege des Personalmanagementsystems als SaaS o Monitoring, Fehleranalyse und deren Beseitigung innerhalb definierter SLA-Zeiten o Kundensupport 3. Sonstige Leistungen (Leistungen auf Abruf) - Beratungsleistungen (bspw. Beratung zur Implementierung der gematik Human Resources (HR)-Prozesse) - Sonstige Entwicklungsleistungen (bspw. Implementierung von Schnittstellen) 4. Leistungen bei Vertragsende - Erbringung von Leistungen, die erforderlich sind, um einen neuen Auftragnehmer oder den Auftraggeber in die Lage zu versetzen, die Leistungen zu übernehmen. 5. Leistungen im Rahmen des Projektmanagements - Der Auftragnehmer muss zudem über ein fortlaufendes Projekt- und Qualitätsmanagement verfügen, das insbesondere folgende Teilleistungen umfasst: - Teilnahme an Kick-Offs, Workshops, und sonstigen regelmäßigen Projektmeetings - Protokollführung - Vor- und Nachbereitung von und ähnliche unterstützende Leistungen im Rahmen von Projektmeetings nach Vorgaben des AG - NICHT Bestandteil der Leistungen des Auftragnehmers ist hingegen die technische Anbindung des ausgeschriebenen Personalmanagementsystems zu dem aktuellen Zeiterfassungstool. Weitere Details zur Leistung und die Anforderungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage-02 der Vergabeunterlagen), dem Anforderungskatalog (Anlage-09a) und dem EVB-IT-Cloud Kriterienkatalog (Anlage-11a der Vergabeunterlagen). Die Bewerber haben insbesondere den Anforderungskatalog und die darin enthaltenen MUSS-Anforderungen bereits im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs dahingehend zu prüfen, ob sie die Anforderungen einhalten können. Stellt sich bei einem Bewerber, der zur Angebotsabgabe aufgefordert wurde, im Rahmen der Angebotsprüfung heraus, dass er eine oder mehrere MUSS-Anforderungen nicht einhalten kann, ist sein Angebot zwingend vom Vergabeverfahren auszuschließen!
Häufige Fragen zu dieser Ausschreibung
- Wie kann ich mich auf diese Ausschreibung bewerben?
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- Bis wann läuft die Angebotsfrist?
- Die Angebotsfrist endet am 17. April 2026.
- Wer ist der Auftraggeber?
- Der Auftraggeber ist Universitätsklinikum Köln (AöR).
- Welche Unterlagen sind für den Start relevant?
- In der Regel benötigen Sie Leistungsbeschreibung, Eignungsnachweise, Fristenhinweise und ggf. Formblätter. Auf auftrag.ai werden diese Punkte priorisiert dargestellt.