Digitale Rekonstruktion und Formierung Kölner Fragmente (DRUF-KF)
Digitale Rekonstruktion und Formierung Kölner Fragmente (DRUF-KF) DRUF-KF Leistungsbeschreibung Die im Rahmen des DRUF-KF-Projektes anzubietenden Arbeiten sollen dazu dienen, die DRKF- und SUFKF-Technologien auf einer einheitlichen Systemplattform im Archivneubau am Eifelwall zu betreiben und einen kombinierten Wirkbet...
Typ:Ausschreibung
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Inhalt auf einen Blick
Digitale Rekonstruktion und Formierung Kölner Fragmente (DRUF-KF) DRUF-KF Leistungsbeschreibung Die im Rahmen des DRUF-KF-Projektes anzubietenden Arbeiten sollen dazu dienen, die DRKF- und SUFKF-Technologien auf einer einheitlichen Systemplattform im Archivneubau am Eifelwall zu betreiben und einen kombinierten Wirkbetrieb für die digi...
- Ausschreibungstyp: Ausschreibung
- Auftraggeber: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
- Veröffentlicht: 27. April 2026
- Frist: Nicht angegeben
Ausschreibungsbeschreibung
Digitale Rekonstruktion und Formierung Kölner Fragmente (DRUF-KF) DRUF-KF Leistungsbeschreibung Die im Rahmen des DRUF-KF-Projektes anzubietenden Arbeiten sollen dazu dienen, die DRKF- und SUFKF-Technologien auf einer einheitlichen Systemplattform im Archivneubau am Eifelwall zu betreiben und einen kombinierten Wirkbetrieb für die digitale Rekonstruktion sowie die digitale Formierung der Kölner Archivalien zu ermöglichen. Auf dem Weg dahin sind weitere System- und Automatisierungskomponenten zu entwickeln, die die bereits bestehenden Benutzeroberflächen- und Multi-User-Komponenten funktional erweitern und hinsichtlich ihrer Handhabung vereinheitlichen. Auch die Digitalisierungsprozesse samt Scannerhardware und Scansoftware müssen an den kombinierten digitalen Rekonstruktions- und Formierungs-Wirkbetrieb angepasst werden. In einem weiteren Aufgabenkomplex soll der Einsatz von KI-Verfahren zur automatisierten inhaltlichen Auswertung von Dokumenten implementiert und zur Nutzerreife ausgebaut werden (z.B. durch OCR, Layout- und Seitenanalyse auf LLM-Basis). Als Tool zur digitalen Formierung soll hier eine Sortierung von Rekonstruktionen über Einzelblätter bis hin zu Akten ermöglicht werden. Zusätzlich sind Richtung IT-Umgebung weitere Entwicklungs- und Optimierungsaufgaben zu definieren und für den späteren Mengen- und Produktivbetrieb umzusetzen. Die Arbeiten sollen über 5 Jahre, aufgeteilt in 2 Projektphasen, Phase I - Integration und Prozesse -, Phase II - Interaktion und Systemintelligenz - abgeschlossen werden, damit in einer auf 3 Jahre ausgelegten 3. Projektphase der integrierte Wirk- und Mengenbetrieb der Formierung aufgenommen und optional durch die Auftragnehmerin technisch begleitet und optimiert werden kann. Die projektierte Laufzeit umfasst somit ein voraussichtliches Zeitfenster von April 2026 bis April 2034. Im einzureichenden Angebot ist darzustellen, wie die einzelnen Aufgabenstellungen, auch zeitlich, abgearbeitet und gelöst werden sollen. Die Auftragnehmerin arbeitet nach dem agilen Projektmanagement und lehnt sich hier an Scrum als agile Methodik an. Die Auftragnehmerin definiert dazu einen abgegrenzten Zielraum, der dreimonatige Sprints, Sprint Planings, Sprint Reviews als auch kontinuierliche Lernschleifen durch gemeinsame Retrospektiven beinhaltet. Für jeden Sprint existieren feste Pauschalen und definierte Review-Termine für die Abnahme und Abrechnung. Eine Übersicht zu den Projektphasen und den Entwicklungszielen ist Bestandteil des einzureichenden Angebotes. Die jeweiligen Arbeitsergebnisse in Form von User-Stories und einem umfassenden BackLog sind zu dokumentieren und von der Auftraggeberin abzunehmen. Zur Unterstützung der Auftragnehmerin steht zur Projektlaufzeit ein Mitarbeiter des Historischen Archivs der Stadt Köln mit Rheinischem Bildarchiv (HAStK-RBA) als Projektleiter Köln zur Verfügung. Aufgabe des HAStK-RBA-Projektleiters ist es, die für die Durchführung des Projekts benötigten Informationen bereitzustellen und entsprechende Kontakte zu Fachleuten des Auftraggebers zu vermitteln. Für operationale Fragestellungen und Unterstützung ist die lokale DRKF-Administratorin des HAStK-RBA eng einzubinden. Die Forderung der Leistungsbeschreibung und die im Angebot darzustellenden Lösungsvorschläge einer zielführenden Vorgehensweise werden in einem EVB-IT-Systemvertrag festgeschrieben. Hierbei wird der 2017 geschlossene EVB-IT-Systemvertrag über die "Erstellung eines Gesamtsystems zur Digitalen Rekonstruktion Kölner Fragmente" als bewährte Vorlage herangezogen.
Weiterführende Details
Nach Registrierung stehen Unterlagen, Fristen und Hinweise zur Einreichung strukturiert bereit.
- Kernanforderungen der Ausschreibung priorisiert aufbereitet
- Fristen, Eignungskriterien und Unterlagen in einem Ablauf
- Hinweise zur strukturierten Angebotsvorbereitung
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Dokumente und Anhänge
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Der Landesbetrieb Straßenwesen Brandenburg (LS) beabsichtigt die Einführung einer IT-Anwendung zur strukturierten und weitestgehend vollumfänglich digitalen Umsetzung des Erhaltungsmanagements für Straßeninfrastrukturobjekte. Das System soll als Software as a Service (SaaS) bereitgestellt, angepasst und betrieben werden. Gegenstand der Leistung: Der Leistungsgegenstand umfasst die Bereitstellung eines anpassungsfähigen Basissystems, dessen Customizing an die funktionalen Anforderungen über sogenannte Modulprojekte, den Betrieb und die Wartung des Systems über einen definierten Zeitraum, die Weiterentwicklung nach gesonderter Spezifikation sowie die Unterstützung der Folgemigration und Datenübergabe vor Vertragsende. Die Anpassung des Basissystems erfolgt partnerschaftlich zwischen dem LS als Auftraggeber und dem Auftragnehmer in agiler Form. Der Kern des IT-Systems soll als Basis bereits verfügbar sein und grundsätzliche Funktionen eines Asset- und Erhaltungsmanagementsystems für Straßeninfrastrukturobjekte mitbringen (näher zu den Mindestanforderungen an das Basissystem siehe Ziff. 4.1.1 und 4.1.2 LB). Es wird davon ausgegangen, dass der notwendige Anpassungsbedarf des Basissystems für die Zwecke des LS nicht unerheblich ist. Die Anpassung/Ertüchtigung des Systems erfolgt über in Grundzügen vordefinierte Modulprojekte, deren Inhalte zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgestimmt werden. Ein Modulprojekt kann einem Sprint im Sinne der Scrum-Methodik entsprechen, muss es aber nicht, und kann ebenso aus mehreren Sprints bestehen. Darüber hinaus ist der nicht unerhebliche Anpassungsbedarf flankierend durch eine ingenieur-fachliche Expertise des Auftragnehmers zu unterstützen. Zielsetzung: Das digitale Asset- und Erhaltungsmanagementsystem soll drei zentrale Kernprozesse abbilden. Der erste Kernprozess umfasst die Abstimmung und Untersetzung von Zielvorgaben, wobei Ziele wie Sicherheit und Verfügbarkeit durch überprüfbare Kennzahlen auf Anlagen-, Objektart-, Objekt- und Netzebene dargestellt und dokumentiert werden. Der zweite Kernprozess dient der Erarbeitung von Szenarien verschiedener Strategien sowie eines optimalen Maßnahmenportfolios, indem strategische Zielvorgaben unter Berücksichtigung verfügbarer Ressourcen durch ein geeignetes Szenarien-Management in eine operative Erhaltungsplanung überführt werden. Der dritte Kernprozess betrifft die Bewertung und Kommunikation des Erhaltungszustands sowie des Erfolgs von Maßnahmen durch ein stetiges Monitoring und kontinuierliches Berichtswesen. Nutzerkreise: Das System richtet sich an verschiedene Nutzergruppen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten. Die fachliche Gesamtadministration obliegt dem Strategischen Erhaltungsmanagement des LS. Projektstruktur und Phasen: Das Gesamtprojekt gliedert sich in vier Phasen. Die Initiierungs- und Bereitstellungsphase dient der Etablierung des Projekt- und Vertragsabwicklungsmanagements sowie der Bereitstellung des Basissystems. In der anschließenden Aufbauphase wird das Basissystem über Modulprojekte zu einem produktivfähig einsetzbaren System ertüchtigt, sodass alle drei Kernprozesse abgebildet werden können. Während der Aufbauphase wird sich der Nutzerkreis vorrangig auf die Gesamtadministration sowie partiell auf das Daten- und das Erhaltungsmanagement beschränken. Die anschließende Betriebsphase und Weiterentwicklungsphase umfasst den Wirkbetrieb sowie weitere Anpassungen und Ertüchtigungen, die zunächst in einer Testumgebung erfolgen und dann sukzessive in den Wirkbetrieb überführt werden. Die abschließende Transformationsphase ist im ausreichenden Vorlauf zum Vertragsende einzuleiten, um nach Erfordernis Algorithmen sowie Daten in ein Folgeprojekt oder eine Interimslösung zu transferieren. Weitere Einzelheiten zu den Leistungsgegenständen sind den Spezifikationen aus „20.0_Leistungsbeschreibung-V-1-0“ nebst Anlagen zu entnehmen.
- Frist: 17. Apr.
Parkraum-Digitalisierung / Ticketless Free Flow Parking
Die Kliniken der Stadt Köln gGmbH (nachfolgend AG) beabsichtigt im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens die Beschaffung der erforderlichen Leistungen zur Implementierung, Inbetriebnahme und dem Betrieb eines innovativen, ticketlosen Parkraumbewirtschaftungssystems zur effizienten, nutzerfreundlichen und modernen Bewirtschaftung der Parkflächen an den Standorten Merheim, Holweide und Riehl (Amsterdamer Straße), „Parkraum-Digitalisierung /Ticketless Free-Flow-Parking“, einschließlich der hierzu erforderlichen Bauleistungen (Gesamtsystem). Ziel ist es, den Parkvorgang für Besucher, Patienten und Beschäftigte der Kliniken Köln durch den Einsatz eines Systems „Parkraum-Digitalisierung / Ticketless Free Flow-Parking“ zu vereinfachen und gleichzeitig die betriebliche Effizienz zu steigern. Das verfahrensgegenständliche System basiert auf der automatisierten Erfassung von Kfz-Kennzeichen mittels moderner Kameratechnologie und verzichtet vollständig auf physische Parktickets. Die Ein- und Ausfahrt muss barrierefrei, ohne Schranken oder manuelle Interaktion erfolgen, wodurch ein reibungsloser Verkehrsfluss gewährleistet werden soll. Die Abrechnung wird digital, basierend auf der erfassten Parkdauer, vollzogen. Über die anfängliche Festlaufzeit von fünf Jahren hinaus steht der Auftraggeberin eine zweimalige Verlängerungsoption zu. Sie kann durch einseitige schriftliche Erklärung die Laufzeit des Vertrags jeweils um ein Jahr, d.h. bis zu einer maximalen Vertragslaufzeit von 7 Jahren verlängern. Die Auftragnehmerin (nachfolgend AN) soll nach Maßgabe der Vergabeunterlagen einschließlich der (teil-)funktionalen Leistungsbeschreibung mit der Implementierung, Inbetriebnahme und dem Betrieb des Systems „Parkraum-Digitalisierung / Ticketless Free Flow-Parking“ beauftragt werden. Insofern sind nach Maßgabe der (teil-)funktionalen Leistungsbeschreibung von der Projektierung und Planung über die Installation, Inbetriebnahme und den Betrieb einschließlich Support & Service alle erforderlichen Leistungen, insbesondere die erforderlichen Bauleistungen, zu erbringen. In diesem Zusammenhang sind vom Auftragnehmer oder einem von ihm benannten Unterauftragnehmer auch die in der (teil-)funktionalen Leistungsbeschreibung definierten Leistungen „Mahnwesen & Inkasso“ zu erbringen. In diesem Zusammenhang ist anzumerken, dass es im Jahr 2025 je Standort die nachstehende Anzahl an Parkvorgängen gegeben hat: Merheim - 230.103, Holweide - 261.332, Riehl - 127.421.
- Landwirtschaftskammer Nordrhein-WestfalenFrist: 13. Mai
Erstellung und Betrieb eines Onlineportals für grüne Berufe
Mit dieser Ausschreibung soll ein Auftragnehmer gefunden werden, der die Erstellung sowie den späteren Betrieb, das Hosting, den Support, die Wartung und Pflege sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung eines länderübergreifenden Onlineportals für grüne Berufe übernimmt. Rechtliche Grundlage des Vorhabens ist das am 14.08.2017 in Kraft getretene Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG). Auftraggeber ist die Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen, vertreten durch den Direktor der Landwirtschaftskammer, im Folgenden Auftraggeber genannt. Der Auftraggeber handelt im eigenen Namen, jedoch im Interesse der Steuerungs- und Koordinierungsgruppe des Projektes "Digitalisierung des Berufsbildungsmanagements im ländlichen Raum" (AZUBIdigital). In dem Projekt haben sich 14 Bundesländer zusammengeschlossen, um das Portal AZUBIdigital gemeinsam zu entwickeln. Die beteiligten Länder (nachfolgend: Bündnispartner) wollen es als eigenständige Mandanten nutzen und ihre bestehenden Fachverfahren zur beruflichen Bildung anbinden. Das Entwicklungsprojekt wird vollständig aus Bundesmitteln gefördert, der Betrieb wird von den Bündnispartnern finanziell getragen. Mit dem ausgewählten Auftragnehmer wird ein EVB-IT-Systemvertrag (siehe Anlage) geschlossen. Mit Hilfe des Portals AZUBIdigital sollen die Prozesse im Zusammenhang mit der beruflichen Bildung vollständig digital abgebildet werden. Zu diesen Prozessen zählen der Abschluss von Berufsausbildungsverträgen, die An- und Abmeldung zu Prüfungsverfahren, die Anerkennung von Ausbilderinnen und Ausbildern sowie Ausbildungsstätten, die Entschädigung von Prüferinnen und Prüfern, das Beantragen von Zeugniszweitschriften sowie weitere verwaltungsrelevante Abläufe. Portal-Nutzer müssen sich über eine integrierte Nutzerverwaltung anmelden können und durch die Zuordnung spezifischer Rollen Zugriff auf die jeweils relevanten Daten und Funktionen erhalten. Sobald die externen technischen Voraussetzungen für die BundID mit Vertrauensniveau "substanziell" oder höher erfüllt sind, soll auch ein reibungsloser Umstieg von der integrierten Nutzerverwaltung auf eine Anmeldung über die BundID mit Vertrauensniveau "substanziell" oder höher möglich sein. Die zentralen Funktionen für Portal-Nutzer gliedern sich in die Bereiche Berufsausbildungsvertrag, Fortbildung, Prüfungswesen und Services. Die detaillierte Beschreibung befindet sich im Fachlichen Lastenheft. Details sind der Leistungsbeschreibung nebst Anlagen in den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
- Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen
Erstellung und Betrieb eines Onlineportals für grüne Berufe
Mit dieser Ausschreibung soll ein Auftragnehmer gefunden werden, der die Erstellung sowie den späteren Betrieb, das Hosting, den Support, die Wartung und Pflege sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung eines länderübergreifenden Onlineportals für grüne Berufe übernimmt. Rechtliche Grundlage des Vorhabens ist das am 14.08.2017 in Kraft getretene Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG). Auftraggeber ist die Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen, vertreten durch den Direktor der Landwirtschaftskammer, im Folgenden Auftraggeber genannt. Der Auftraggeber handelt im eigenen Namen, jedoch im Interesse der Steuerungs- und Koordinierungsgruppe des Projektes "Digitalisierung des Berufsbildungsmanagements im ländlichen Raum" (AZUBIdigital). In dem Projekt haben sich 14 Bundesländer zusammengeschlossen, um das Portal AZUBIdigital gemeinsam zu entwickeln. Die beteiligten Länder (nachfolgend: Bündnispartner) wollen es als eigenständige Mandanten nutzen und ihre bestehenden Fachverfahren zur beruflichen Bildung anbinden. Das Entwicklungsprojekt wird vollständig aus Bundesmitteln gefördert, der Betrieb wird von den Bündnispartnern finanziell getragen. Mit dem ausgewählten Auftragnehmer wird ein EVB-IT-Systemvertrag (siehe Anlage) geschlossen. Mit Hilfe des Portals AZUBIdigital sollen die Prozesse im Zusammenhang mit der beruflichen Bildung vollständig digital abgebildet werden. Zu diesen Prozessen zählen der Abschluss von Berufsausbildungsverträgen, die An- und Abmeldung zu Prüfungsverfahren, die Anerkennung von Ausbilderinnen und Ausbildern sowie Ausbildungsstätten, die Entschädigung von Prüferinnen und Prüfern, das Beantragen von Zeugniszweitschriften sowie weitere verwaltungsrelevante Abläufe. Portal-Nutzer müssen sich über eine integrierte Nutzerverwaltung anmelden können und durch die Zuordnung spezifischer Rollen Zugriff auf die jeweils relevanten Daten und Funktionen erhalten. Sobald die externen technischen Voraussetzungen für die BundID mit Vertrauensniveau "substanziell" oder höher erfüllt sind, soll auch ein reibungsloser Umstieg von der integrierten Nutzerverwaltung auf eine Anmeldung über die BundID mit Vertrauensniveau "substanziell" oder höher möglich sein. Die zentralen Funktionen für Portal-Nutzer gliedern sich in die Bereiche Berufsausbildungsvertrag, Fortbildung, Prüfungswesen und Services. Die detaillierte Beschreibung befindet sich im Fachlichen Lastenheft. Details sind der Leistungsbeschreibung nebst Anlagen in den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
- Landwirtschaftskammer Nordrhein-WestfalenFrist: 13. Mai
Erstellung und Betrieb eines Onlineportals für grüne Berufe
Mit dieser Ausschreibung soll ein Auftragnehmer gefunden werden, der die Erstellung sowie den späteren Betrieb, das Hosting, den Support, die Wartung und Pflege sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung eines länderübergreifenden Onlineportals für grüne Berufe übernimmt. Rechtliche Grundlage des Vorhabens ist das am 14.08.2017 in Kraft getretene Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG). Auftraggeber ist die Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen, vertreten durch den Direktor der Landwirtschaftskammer, im Folgenden Auftraggeber genannt. Der Auftraggeber handelt im eigenen Namen, jedoch im Interesse der Steuerungs- und Koordinierungsgruppe des Projektes "Digitalisierung des Berufsbildungsmanagements im ländlichen Raum" (AZUBIdigital). In dem Projekt haben sich 14 Bundesländer zusammengeschlossen, um das Portal AZUBIdigital gemeinsam zu entwickeln. Die beteiligten Länder (nachfolgend: Bündnispartner) wollen es als eigenständige Mandanten nutzen und ihre bestehenden Fachverfahren zur beruflichen Bildung anbinden. Das Entwicklungsprojekt wird vollständig aus Bundesmitteln gefördert, der Betrieb wird von den Bündnispartnern finanziell getragen. Mit dem ausgewählten Auftragnehmer wird ein EVB-IT-Systemvertrag (siehe Anlage) geschlossen. Mit Hilfe des Portals AZUBIdigital sollen die Prozesse im Zusammenhang mit der beruflichen Bildung vollständig digital abgebildet werden. Zu diesen Prozessen zählen der Abschluss von Berufsausbildungsverträgen, die An- und Abmeldung zu Prüfungsverfahren, die Anerkennung von Ausbilderinnen und Ausbildern sowie Ausbildungsstätten, die Entschädigung von Prüferinnen und Prüfern, das Beantragen von Zeugniszweitschriften sowie weitere verwaltungsrelevante Abläufe. Portal-Nutzer müssen sich über eine integrierte Nutzerverwaltung anmelden können und durch die Zuordnung spezifischer Rollen Zugriff auf die jeweils relevanten Daten und Funktionen erhalten. Sobald die externen technischen Voraussetzungen für die BundID mit Vertrauensniveau "substanziell" oder höher erfüllt sind, soll auch ein reibungsloser Umstieg von der integrierten Nutzerverwaltung auf eine Anmeldung über die BundID mit Vertrauensniveau "substanziell" oder höher möglich sein. Die zentralen Funktionen für Portal-Nutzer gliedern sich in die Bereiche Berufsausbildungsvertrag, Fortbildung, Prüfungswesen und Services. Die detaillierte Beschreibung befindet sich im Fachlichen Lastenheft. Details sind der Leistungsbeschreibung nebst Anlagen in den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
- Zukunft - Umwelt - Gesellschaft gGmbHFrist: 05. Mai
RV Softwareverteilung
Die ZUG setzt seit mehreren Jahren eine Softwareverteilungslösung zur zentralen Bereitstellung, Aktualisierung und Deinstallation von Anwendungen auf derzeit rund 1.500 Windows-Clients ein. Der bestehende Rahmenvertrag läuft im Jahr 2026 aus. Vor diesem Hintergrund beabsichtigt die ZUG die Durchführung eines Vergabeverfahrens zum Abschluss eines neuen Vertrages über eine Softwareverteilungslösung. Mit der Einführung der ausgeschriebenen Lösung sollen insbesondere die automatisierte Bereitstellung, Aktualisierung und Deinstallation von Anwendungen sichergestellt, der administrative Auf-wand reduziert sowie die Einhaltung der Anforderungen des BSI-Grundschutzes und der Daten-schutz-Grundverordnung (DSGVO) unterstützt werden. Dabei sollen die im bisherigen Betrieb gewonnenen Erfahrungen berücksichtigt werden. Der Auftrag umfasst die Lieferung, Implementierung und den Betrieb einer integrierten Softwareverteilungslösung für die zentrale Verwaltung, Verteilung und Aktualisierung von Anwendungen für voraussichtlich zunächst etwa 1.000 bis zu maximal 1.500 Windows-Clients der Auftraggeberin. Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen gliedern sich in folgende Leistungspakete: - LP 1: Software zur Nutzungsüberlassung - LP 2: Bereitstellung Hosting-Infrastruktur - LP 3: Einführungs- und Migrationsprojekt (Projektphase) - LP 4: Schulung mit Know-How-Transfer - LP 5: Laufende Wartung (Maintenance) und Support (Servicephase) - LP 6: Laufendes Consulting und Anpassung an betriebliche Erfordernisse Der Rollout der Softwareverteilungslösung soll nach Zuschlagserteilung schrittweise beginnen, zu-nächst im Rahmen einer Pilotphase, und spätestens zum 31.12.2026 vollständig im produktiven Betrieb eingesetzt werden. Parallel hierzu sollen die zuständigen IT-Mitarbeiter der Auftraggeberin in der Nutzung und Administration der Lösung geschult werden. Während der Vertragslaufzeit können zudem weitere Unterstützungsleistungen erforderlich werden, insbesondere Consulting-, Anpassungs- und Integrationsleistungen zur Berücksichtigung sich ändernder betrieblicher Anforderungen und technologischer Entwicklungen der IT-Systemlandschaft.
- gematik GmbH
Implementierung Personalmanagementsystem (PMS)
Das Ziel der Beschaffung ist der Abschluss eines Vertrages über die Einführung und den Betrieb eines Personalmanagementsystems als Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung sowie Unterstützungsleistungen für die Datenmigration aus dem bestehenden Personalmanagementsystem und - je nach Bedarf des Auftraggebers - die Erbringung von Beratungs- bzw. Entwicklungsleistungen. Mit dem avisierten Personalmanagementsystem soll die gematik in die Lage versetzt werden, mittels einer entsprechend geeigneten und hochqualitativen SaaS-Lösung Führungs-, Recruiting-, Personal-Admin- und Controlling-Aufgaben zu erfüllen. Zudem muss das Personalmanagementsystem intuitiv und benutzerfreundlich sein, da damit das Self-Service-Angebot für die Mitarbeitenden erweitert werden soll. Insgesamt wird mithin eine deutliche Ressourcenentlastung mit Blick auf Personalprozesse sowie der Ausbau einer transparenten Ressourcen- und Personalplanung in einer effizienteren und personalkostensparenden Organisation angestrebt. Des Weiteren erwartet die gematik ein Zusammenarbeitsverhältnis, das von hoher Kundenorientierung und Zuverlässigkeit auf beiden Seiten geprägt ist. Neben der Bereitstellung des Personalmanagementsystems benötigt die gematik daher vom Auftragnehmer sowohl einen adäquaten Kundensupport, als auch Beratungsleistungen zu neuen Funktionen sowie Unterstützung bei der Digitalisierung zukünftiger Personalmanagementprozesse. Der Auftragnehmer muss vor diesem Hintergrund mit personellen und technischen Ressourcen gewährleisten, dass er auch kurzfristig zur Erfüllung der Vertragsinhalte in der Lage ist. Die Beratungs- und Unterstützungsbedarfe werden anlassbezogen in Rücksprache zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber geplant und umgesetzt. Der aktuelle Vertrag für das derzeit eingesetzte Personalmanagementsystem läuft prognostisch zum 30.06.2026 aus. Dahingehend wird ein nahtloser Übergang vom Bestandssystem auf ein neues Personalmanagementsystem angestrebt. Der Auftraggeber geht insofern davon aus, dass die notwendigen Migrationsleistungen innerhalb eines Zeitraums von maximal 6 Monaten ab Zuschlagserteilung abgeschlossen werden können. Verzögert sich die Zuschlagserteilung, kann das demnach dazu führen, dass der Zieltermin (01.06.2026, um einen Parallelbetrieb von einem Monat zu gewährleisten) entsprechend verschoben werden muss. Folglich hat der Auftragnehmer in der Systemintegrationsplanung ausreichend Zeit für die Unterstützung in der Migrations- und Testphase (Übernahme der Personalstammdaten sowie Dokumente) in Abstimmung mit dem Auftraggeber einzuplanen. Folgende Leistungen sind vom künftigen Auftragnehmer zu erbringen: 1. Initiale Leistungen (Setup) - Bereitstellung des Personalmanagementsystems gem. den Anforderungen des Auftraggebers: o Vorbereitung der Implementierung des Personalmanagementsystems: Konzeptions- und Planungsleistungen o initiale Einrichtung und Konfiguration der Lösung - Planung und Begleitung der Daten-Migration aus dem bestehenden Personalmanagementsystem - Unterstützung während der sog. "Go-Live-Phase" - Durchführung von Schulungen und Bereitstellung von Schulungsmaterialien (bspw. Videoerläuterungen) 2. Fortlaufende Leistungen (Software-as-a-Service, nachfolgend: "SaaS") - Betriebsleistungen: o Technischer Betrieb und Hosting der SaaS-Lösung o Allgemeine Technische Dokumentation - Wartung und Pflege des Personalmanagementsystems als SaaS o Monitoring, Fehleranalyse und deren Beseitigung innerhalb definierter SLA-Zeiten o Kundensupport 3. Sonstige Leistungen (Leistungen auf Abruf) - Beratungsleistungen (bspw. Beratung zur Implementierung der gematik Human Resources (HR)-Prozesse) - Sonstige Entwicklungsleistungen (bspw. Implementierung von Schnittstellen) 4. Leistungen bei Vertragsende - Erbringung von Leistungen, die erforderlich sind, um einen neuen Auftragnehmer oder den Auftraggeber in die Lage zu versetzen, die Leistungen zu übernehmen. 5. Leistungen im Rahmen des Projektmanagements - Der Auftragnehmer muss zudem über ein fortlaufendes Projekt- und Qualitätsmanagement verfügen, das insbesondere folgende Teilleistungen umfasst: - Teilnahme an Kick-Offs, Workshops, und sonstigen regelmäßigen Projektmeetings - Protokollführung - Vor- und Nachbereitung von und ähnliche unterstützende Leistungen im Rahmen von Projektmeetings nach Vorgaben des AG - NICHT Bestandteil der Leistungen des Auftragnehmers ist hingegen die technische Anbindung des ausgeschriebenen Personalmanagementsystems zu dem aktuellen Zeiterfassungstool. Weitere Details zur Leistung und die Anforderungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage-02 der Vergabeunterlagen), dem Anforderungskatalog (Anlage-09a) und dem EVB-IT-Cloud Kriterienkatalog (Anlage-11a der Vergabeunterlagen). Die Bewerber haben insbesondere den Anforderungskatalog und die darin enthaltenen MUSS-Anforderungen bereits im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs dahingehend zu prüfen, ob sie die Anforderungen einhalten können. Stellt sich bei einem Bewerber, der zur Angebotsabgabe aufgefordert wurde, im Rahmen der Angebotsprüfung heraus, dass er eine oder mehrere MUSS-Anforderungen nicht einhalten kann, ist sein Angebot zwingend vom Vergabeverfahren auszuschließen!
Häufige Fragen zu dieser Ausschreibung
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- Der Auftraggeber ist Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen.
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