Ein bayerisches Bauunternehmen mit 50 Mitarbeitern suchte Ausschreibungen manuell auf 15 Portalen. Mit KI-gestützter Recherche sank der Aufwand von 8 auf 1,5 Stunden pro Woche – und der Auftragseingang verdoppelte sich.
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Viele mittelständische Bauunternehmen stehen vor der gleichen Herausforderung: Die Auftragslage hängt davon ab, wie schnell und vollständig sie relevante Ausschreibungen finden. In der Praxis bedeutet das stundenlanges Durchsuchen von Vergabeportalen – eine Aufgabe, die wertvolle Kapazitäten bindet und trotzdem keine vollständige Marktabdeckung garantiert.
Dieses Anwendungsbeispiel beschreibt einen typischen Fall, wie ihn unsere Kunden aus der Baubranche erleben: Ein Hochbau- und Tiefbauunternehmen mit rund 50 Mitarbeitern im süddeutschen Raum, das Projekte für Kommunen, Landkreise und öffentliche Einrichtungen realisiert.
Das Unternehmen war auf öffentliche Aufträge angewiesen – sie machten etwa 70 % des Gesamtumsatzes aus. Die Ausschreibungsrecherche lief über eine erfahrene Projektleiterin, die jede Woche manuell über 15 verschiedene Vergabeportale durchsuchte: Landesportale, kommunale Plattformen, TED, service.bund.de und diverse regionale Vergabemarktplätze.
Die Probleme waren typisch für die Branche:
Die Projektleiterin schätzte, dass dem Unternehmen monatlich 5-8 relevante Ausschreibungen entgingen – allein aufgrund der lückenhaften Recherche.
Das Unternehmen entschied sich, die Ausschreibungsrecherche mit auftrag.ai zu automatisieren. Die Einrichtung dauerte weniger als eine Stunde:
Schritt 1: Unternehmensprofil anlegen. Leistungsbereiche (Hochbau, Tiefbau, Sanierung, Abbruch), regionale Schwerpunkte (Bayern, angrenzende Bundesländer), bevorzugte Auftragsgrößen (200.000 bis 5 Mio. EUR) und Referenzen wurden hinterlegt.
Schritt 2: KI-Matching aktivieren. Die KI-Suche analysiert täglich über 150.000 Ausschreibungen aus allen relevanten Quellen und gleicht sie automatisch mit dem Unternehmensprofil ab. Jede Ausschreibung erhält einen Relevanz-Score.
Schritt 3: Tägliche Benachrichtigung einrichten. Statt selbst zu suchen, erhält die Projektleiterin morgens eine kuratierte Liste der relevantesten neuen Ausschreibungen – sortiert nach Relevanz, mit Fristenübersicht und den wichtigsten Eckdaten.
„Am Anfang war ich skeptisch, ob eine KI unsere Bauleistungen wirklich verstehen kann. Aber schon in der ersten Woche hat das System Ausschreibungen gefunden, die ich bei der manuellen Suche nie entdeckt hätte – weil die Auftraggeber einfach andere Begriffe verwenden als wir."
– Projektleiterin eines mittelständischen Bauunternehmens
Nach dem ersten Quartal zog das Unternehmen Bilanz. Die Zahlen sprachen eine deutliche Sprache:
| Vorher | Nachher | Ersparnis |
|---|---|---|
| 8 Stunden/Woche Recherche | 1,5 Stunden/Woche für Sichtung | 6,5 Stunden/Woche |
| 1 voller Arbeitstag | 20 Minuten pro Tag | 340 Stunden/Jahr |
Die gewonnene Zeit floss direkt in die Angebotserstellung. Die Projektleiterin konnte sich auf Kalkulation und Qualität der Angebote konzentrieren, statt Portale zu durchsuchen.
Drei Faktoren waren entscheidend für den Erfolg:
1. Semantisches Matching statt Keyword-Suche. Die KI versteht, dass „Errichtung eines Erweiterungsbaus für eine Grundschule" eine relevante Hochbau-Ausschreibung ist – auch wenn keines der üblichen Suchbegriffe vorkommt. Das löst das Kernproblem der manuellen Portalsuche.
2. Vollständige Quellenabdeckung. Statt 15 Portale einzeln zu durchsuchen, aggregiert auftrag.ai alle relevanten Vergabequellen an einem Ort. Keine Ausschreibung wird übersehen, weil ein Portal aus Zeitmangel nicht geprüft wurde.
3. Wettbewerbsanalyse für bessere Angebote. Über die Funktionen zur Wettbewerbsanalyse konnte das Unternehmen nachvollziehen, welche Mitbewerber bei vergleichbaren Verfahren den Zuschlag erhalten hatten. Das half bei der realistischen Einschätzung der eigenen Chancen und der Preiskalkulation.
Dieses Anwendungsbeispiel zeigt ein Muster, das wir bei Bauunternehmen jeder Größe beobachten: Die manuelle Ausschreibungsrecherche kostet nicht nur Zeit – sie kostet vor allem Aufträge, die gar nicht erst gefunden werden. Der Umstieg auf KI-gestützte Recherche ist kein Luxus, sondern eine betriebswirtschaftliche Entscheidung.
Die Investition in ein professionelles Recherche-Tool amortisiert sich in der Regel nach dem ersten zusätzlichen Auftrag. Bei einem Bauunternehmen mit einem durchschnittlichen Auftragsvolumen von 400.000 EUR steht dem eine Jahresgebühr gegenüber, die einem Bruchteil davon entspricht.
Wenn Sie selbst erleben möchten, wie viele relevante Ausschreibungen Sie bisher verpassen: Testen Sie auftrag.ai 30 Tage kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich. Die Einrichtung dauert weniger als eine Stunde – und Sie sehen sofort, was die KI für Ihr Leistungsprofil findet. Alle Details zu den verfügbaren Paketen finden Sie auf unserer Preise-Seite.
Dieses Anwendungsbeispiel basiert auf typischen Erfahrungen unserer Kunden und dient der Veranschaulichung. Die genannten Zahlen sind repräsentativ für vergleichbare Unternehmen und können im Einzelfall abweichen.